Podręczniki procedur zawierają instrukcje i wskazówki dotyczące codziennej działalności przedsięwzięcia. Podręczniki procedur są niezbędne, aby zapewnić spójność i jakość produktów i usług. Każdy interes biznesowy od pojedynczego przedsiębiorcy do małych przedsięwzięć lub dużych korporacji powinien zawierać podręcznik procedur dla każdego członka personelu w ramach pisemnego opisu stanowiska pracy. Podręczniki procedur zawierają także pisemną odpowiedź na zdarzenia losowe lub rozwiązania typowych problemów. Rozwiązania zapewniają, że za każdym razem wspólne problemy mają tę samą odpowiedź.
Rozwiązania i szczegółowe instrukcje
Podręczniki procedur odnoszące się do wymagań dotyczących wydajności pracownika personelu zapewniają, że jeśli zatrudniony zostanie nowy członek personelu, wydajność pracy będzie dokładnie taka sama. Gdy pracownicy są nieobecni z powodu choroby lub urlopu, pracownik przejmujący stanowisko będzie mógł wykonywać zgodnie z polityką, korzystając z podręcznika procedur.
Krótki przegląd
Podręczniki procedur zapewniają szybki dostęp, gdy pojawia się pytanie lub problem. Opracowanie podręcznika procedur dla każdej obsadzonej stanowiskami pracy, produktu lub usługi zapewnia niezbędną spójność i zastępuje ustną wiadomość, która jest konsekwentnie niewiarygodna. Zmiany w podręczniku procedur są na ogół przeprowadzane za każdym razem, gdy do organizacji zostaje wprowadzone nowe stanowisko, produkt lub usługa. Każdy podręcznik procedur zawiera spis treści, glosariusz terminów i kopii formularzy używanych podczas wykonywania zadania.
Tworzenie podręcznika procedur
Bez udokumentowanych rozwiązań, instrukcji i wskazówek nie byłoby jednolitości w biznesie. Najlepszą prezentacją podręcznika procedur jest spoiwo, zwykle jedno z trzema pierścieniami. Podręczniki procedur zawierają zwykle co najmniej 100 stron. Ilustracje do podręcznika można tworzyć za pomocą aparatu cyfrowego. Menedżerowie biznesowi określają informacje, które mają być zawarte w podręczniku procedur, poprzez opracowanie konspektu i żądanie od każdej osoby z działu, że wpłynie to na podręcznik procedur. Pracownicy poszczególnych działów mają wiedzę na temat problemów i problemów, które zwykle występują w tym dziale.
Porada eksperta
Menedżerowie tworzący podręcznik procedur również szukają wskazówek od ekspertów, którzy mają udokumentowane doświadczenie w dostarczaniu rozwiązań i opracowywaniu procedur i zasad. Zespół profesjonalistów, każdy z konkretnym zadaniem, dokumentuje na piśmie zasady i procedury organizacji danej organizacji. Każda procedura w podręczniku procedur powinna zostać sprawdzona, zanim zostanie włączona do podręcznika procedur. Opracowanie każdej procedury pozwala zespołowi zobaczyć, jak skuteczne będzie proponowane rozwiązanie.
Grafika w Podręczniku procedur
Zdjęcia są zawarte w podręcznikach procedur, zwłaszcza jeśli do wykonania zadania wymagane są liczne czynności. Ludzie często lepiej reagują na pisemne instrukcje lub wskazówki obsługiwane przez obrazy lub ilustracje.
