Jak pisać notatki dla wolontariuszy z imprez świątecznych

Wykorzystanie notatek pracowników do zgłaszania wolontariuszy do planowania świątecznych imprez biurowych to dobry sposób na zaangażowanie wielu pracowników i sprawienie, aby poczuli się częścią zespołu biurowego. Skuteczne wykorzystanie wolontariuszy pracowniczych może sprawić, że imprezy takie jak imprezy bożonarodzeniowe będą miały miejsce bez żadnych problemów. Notatki zapewniają również, że wiadomość lub ogłoszenie dotrze do wszystkich zamierzonych odbiorców. Planując imprezy świąteczne i inne imprezy biurowe, należy upewnić się, że każdy zaproszony do udziału ma świadomość daty i czasu.

Przedmioty, które będą potrzebne

Lista potencjalnych wolontariuszy pracowniczych
Informacje kontaktowe dla wszystkich potencjalnych wolontariuszy
Data, lokalizacja i czas wydarzenia
Lista wymagań dotyczących czasu i obowiązków wolontariusza

Określ rodzaj przyjęcia bożonarodzeniowego, które będzie mieć twoje biuro. Zdecyduj, czy wydarzenie odbędzie się w biurze, czy poza nim. Ustaw budżet. Określ liczbę osób, które mają zostać zaproszone, w tym małżonków lub gości pracowników. Zdecyduj, czy alkohol będzie podawany i czy zapewniać bezpłatne napoje lub gotówkę. Zachowaj szczegółową listę parametrów strony, która poprowadzi twoich wolontariuszy podczas jej tworzenia.

Określ, ilu wolontariuszy pracowniczych będzie trzeba zorganizować i ułatwić przyjęcie. W większości przypadków do obsadzenia wszystkich funkcji będzie potrzebnych co najmniej 10 wolontariuszy. Wybierz przywódcę wolontariuszy, aby nadzorował innych pracowników wolontariuszy. Omów szczegóły organizacji bezpośrednio z głównym wolontariuszem. Upewnij się, że każdy potencjalny wolontariusz ma czas i możliwość uczestniczenia przed przydzieleniem ról.

Utwórz notatkę dla wszystkich potencjalnych wolontariuszy stwierdzających, że potrzebujesz pomocy przy przyjęciu do biura. Podaj nazwisko pracownika, który wybrałeś jako łącznika wolontariuszy. Upewnij się, że wszyscy wolontariusze rozumieją, że oprócz Ciebie dodatkowa osoba będzie dostępna do pracy poprzez logistykę organizacji imprezy. Poproś wszystkich odbiorców notatek, aby skontaktowali się z Tobą w ciągu tygodnia, aby poinformować Cię, czy mogą zgłosić się na ochotnika. Zachowaj listę wszystkich, którzy zgodzili się pomóc.

Wyślij drugą notatkę do osób, które zgłosiły się na ochotnika. Przypisuj zadania i obowiązki partyjne do konkretnych osób lub małych grup. Na przykład, umieść jedną grupę odpowiedzialną za wybór menu żywności; druga grupa odpowiedzialna za obiegowe zaproszenia; trzecia grupa odpowiedzialna za dekoracje, upominki i prezenty. Kontynuuj dzielenie zadań, aż zostaną pokryte wszystkie aspekty strony. Być może będziesz musiał zatrudnić dodatkowych wolontariuszy, jeśli Twoja partia jest duża, formalna lub bardziej złożona niż zwykłe spotkanie w biurze.

W drugiej notatce ogłosić harmonogram posiedzeń komitetu ochotniczego, tygodniowego lub miesięcznego, w celu zorganizowania i przygotowania. Zaplanuj pierwsze spotkanie na co najmniej cztery do sześciu miesięcy przed wydarzeniem. Pomoże to zapewnić, że żaden szczegół nie zostanie przeoczony, a wszyscy wolontariusze zrozumieją swoje obowiązki i zobowiązania czasowe. Zaplanuj spotkania w czasie pracy w siedzibie firmy, ale upewnij się, że nie wpłynie to negatywnie na codzienną pracę wolontariuszy. Poproś wszystkich wolontariuszy, aby dali ci znać, czy będą uczestniczyć w spotkaniu inauguracyjnym.

Używaj notatek do regularnego śledzenia wszystkich wolontariuszy podczas całego procesu planowania. Proszę podać w każdej notatce to, co omówiono na ostatnim posiedzeniu i co zostanie omówione na następnym posiedzeniu. Poproś wolontariuszy o komunikowanie się z całą grupą, jeśli mają pomysły, sugestie, pytania lub wątpliwości, aby wszyscy byli w pełni świadomi tego, jak przebiega proces planowania.

Przed wydarzeniem wyślij notatkę do wszystkich osób w biurze lub firmie, dziękując wolontariuszom pracowniczym za ich przygotowanie do przyjęcia. Ten wyraz wdzięczności jest ważny dla wolontariuszy.

Wskazówki

Używaj tradycyjnego języka biznesowego podczas tworzenia notatek, nawet w przypadku imprez rozrywkowych, takich jak przyjęcia świąteczne. Podczas tworzenia notatek unikaj używania slangu, wulgaryzmów i wątpliwego języka.