Listy płac zawierają informacje dla pracowników o nowych zmianach w polityce firmy i przypominają pracownikom o aktualnej polityce. Na przykład, jeśli pracownicy zwykle zapominają podpisać swoje karty czasu, krótka notatka może im przypomnieć o wymaganiach. Jeśli z powodu dni wolnych od pracy czeki będą dostępne dzień wcześniej, możesz użyć notatki, aby powiadomić pracowników. Wysyłaj tylko notatki do niezbędnego personelu. Dział płac powinien zawierać listy płac z wypłatami pracowników lub zestawienia zarobków, aby zapewnić, że pracownicy otrzymają notatkę.
Napisz nagłówek. Uwzględnij datę, odbiorców i temat. Na przykład: 12/01/2020 Do: Wszyscy pracownicy: Od działu płac: Temat: Wczesna wypłata
Napisz treść notatki; to jest twój powód do napisania notatki. Na przykład: "Ze względu na święta Bożego Narodzenia, czeki na liście płac będą dostępne na 23." Po prostu spacjaj akapity i, jeśli twoja notatka ma więcej niż jedną, podwójną spację po każdym akapicie.
Napisz swoje zamknięcie. Chociaż nie musisz być tak oficjalny jak w liście firmowym, dołącz oświadczenie końcowe i nazwę oddziału. Na przykład: "Jeśli masz jakiekolwiek pytania, skontaktuj się z działem płac. Dziękujemy." Dodaj numer telefonu, jeśli twój wydział ma własne rozszerzenie.
Wskazówki
-
Weź pod uwagę, kiedy wysyłasz notatkę do wszystkich pracowników przypominającą im o zasadach firmy, że niektórzy pracownicy wykonują akcję poprawnie, więc nie chcesz ostro krytykować notatek. Na przykład: "Wystarczy przypomnienie polityki firmy, że pracownicy muszą podpisywać swoje karty czasu. Dzięki!" Powiadomienia o zmianach w zasadach powinny być proste i na temat, ale należy podać swoje dane kontaktowe w przypadku pytań. Na przykład: "Począwszy od 02/28/12, pracownicy muszą zwracać swoje zwroty tygodniowo. Jeśli masz jakieś pytania, skontaktuj się z Susie na przedłużeniu 210. Dziękuję." Jeśli prześlesz kopię notatki innej osobie, takiej jak właściciel firmy, umieść pod nią kod CC dla imienia i nazwiska osoby. Texas A & M University zaleca stosowanie podpozycji dla notatek dłuższych niż trzy akapity. Użyj firmowego papieru firmowego w swoich notatkach, aby pomóc czytelnikowi dowiedzieć się, że jest to oficjalna notatka. Zanim wyślesz notatki, uzyskaj zgodę swojego kierownika działu lub właściciela firmy.
Ostrzeżenie
Notatki napisane w nietypowych czcionkach mogą być trudne do odczytania i nieprofesjonalne. Użyj standardowej czcionki i ustaw tekst równo z lewym marginesem dla łatwiejszej czytelności.Nawet jeśli notatka jest skargą, należy uważać na słowa wybrane podczas pisania. Utrzymuj swój profesjonalizm przez cały czas.
