Chociaż komunikacja pisemna ma kilka oczywistych zalet w stosunku do komunikacji ustnej, takich jak jednoznaczność w znaczeniu, łatwa replikacja i trwałość, komunikacja pisemna nie zawsze jest najlepszym wyborem dla komunikacji biznesowej, akademickiej lub osobistej. Zrozumienie wad komunikacji pisemnej pozwala określić najlepszy sposób komunikacji w każdej sytuacji.
Bezosobowość
Pisemna komunikacja jest mniej osobista niż komunikacja ustna, co czyni ją mniej idealną dla komunikatów emocjonalnych. Na przykład większość ludzi uważa, że ważne wiadomości, takie jak zwolnienie z pracy, otrzymanie awansu, zakończenie związku lub zaproponowanie małżeństwa powinny być przekazywane osobiście. Komunikacja poprzez pisanie lub e-mail jest również mniej skuteczna niż komunikacja osobista w budowaniu osobistych relacji.
Możliwość nieporozumienia
Pisemna komunikacja nie zawiera niuansów tonowych ani wyrazu twarzy, co zwiększa prawdopodobieństwo nieporozumień. Humor i sarkazm są szczególnie trudne do przekazania w formie pisemnej i mogą być interpretowane jako obelgi. To zmusza ludzi do pisania bardziej formalnym, poważnym tonem, przyczyniając się do bezosobowej natury pisemnej komunikacji.
Brak natychmiastowej informacji zwrotnej
Komunikacja ustna generuje na ogół natychmiastowe ustne i niewerbalne informacje zwrotne, które często przekazują następną uwagę mówiącego. W pisanej komunikacji brakuje tego ważnego elementu, a nawet w przypadku niektórych form komunikacji cyfrowej, takich jak wiadomości tekstowe lub wiadomości błyskawiczne, w pisemnych odpowiedziach brakuje spontaniczności w komunikacie ustnym. Pisemna komunikacja nie może być natychmiast dostosowywana w celu zaspokojenia potrzeb odbiorców, wyjaśnienia pytania lub odpowiedzi na obalenie. Ponadto, jeśli wystąpi nieporozumienie, autor może nie dowiedzieć się o tym na czas, aby go poprawić.
Koszt, materiały i przechowywanie
Pisemna komunikacja często zajmuje więcej czasu niż komunikacja ustna, więc może być droższa dla firm. Ponadto, drukowane kopie pisemnej korespondencji wymagają drukarek, atramentu i papieru, a także zajmują miejsce do przechowywania.W wielu przypadkach należy również przechowywać komunikację elektroniczną, chociaż koszt takiego przechowywania pod względem ilości miejsca i kosztów jest znacznie niższy niż w przypadku kopii papierowej. Niezależnie od tego, czy są to drukowane, czy elektroniczne, przechowywane materiały mogą zostać nieumyślnie utracone lub zniszczone.
Odpowiedzialność
Trwałość pisemnej korespondencji może powodować problem z odpowiedzialnością. Na przykład, podczas gdy wypowiedziane uwagi są łatwo zapominane, wiadomości e-mail, notatki i inne dokumenty mogą być wykorzystane jako dowód w sądzie, nawet po latach od ich napisania. Ponadto łatwa replikacja pisemnej komunikacji sprawia, że jest bardziej ryzykowny; podczas gdy dowcipy w kolorze, które nie są kolorowe, mogą obrazić kilka osób, na przykład nieodpowiedni e-mail może zostać natychmiast przesłany do tysięcy odbiorców.
