Chociaż wszystkie spotkania nie muszą ściśle przestrzegać "Regulaminu Roberta", muszą być wcześniej zaplanowane i utrzymane w ustalonym porządku obrad. Jedną z najgorszych rzeczy, które mogą wystąpić na spotkaniu, jest utrata kontroli nad uczestnikami, a dyskusje toczą się w wielu kierunkach. W takich przypadkach osiąga się niewiele lub nic, a spotkanie kończy się całkowitym marnowaniem czasu i znakiem na konduktorze.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Program
-
Podkładki z papieru
-
Ołówki
-
Materiały audiowizualne i sprzęt
Zaplanuj konkretny program, nawet jeśli tylko jeden przedmiot zostanie objęty. Daj ostrzeżenie każdemu, kto ma złożyć raport. Program objaśnia wszystkim powody, dla których odbywa się spotkanie i ostateczny cel. Program powinien również mieć ramy czasowe, aby osoby uczestniczące wiedziały, jak zaplanować resztę swojego dnia.
Przekaż uczestnikom kopie dokumentów, które będą omawiane na kilka dni przed spotkaniem. Poproś ich, aby przygotowali się do rozmowy o sprawozdaniu i do zgłaszania swoich myśli i komentarzy. Nie chcesz, żeby ktokolwiek czytał gazetę, podczas gdy inni ją omawiają.
Poszerzaj wdzięczność każdej osobie, która uczestniczy w spotkaniu. Postaraj się uzyskać dane od każdej z obecnych osób i podziękuj każdemu za jej udział w osobistym komentarzu.
Wyślij każdemu z uczestników kolejną notatkę z najważniejszymi punktami zebranymi podczas spotkania. Jeśli jest to formalne spotkanie z zebranymi notatkami, każda osoba powinna je przejrzeć przed następnym spotkaniem grupy.
Wskazówki
-
Nie pozwól, aby ktoś spóźnił się na każde spotkanie. Spóźnianie się raz lub dwa razy jest w porządku, ale za każdym razem okazuje całkowity brak szacunku.
Ostrzeżenie
Jeśli wygląda na to, że spotkanie odbędzie się ponad dziesięć minut po wpisaniu w porządku obrad, weź udział w głosowaniu, aby kontynuować lub spotkać się ponownie.
