Niewielki system gotówkowy pomaga firmom szybko płacić niewielkie wydatki bez rejestrowania każdej transakcji. Jest to oddzielny fundusz pieniężny, który jest przeznaczony na opłacenie dostaw lub innych niskich wydatków. Aby prawidłowo kontrolować drobny fundusz pieniężny i prawidłowo go zarejestrować dla celów podatkowych, fundusz powinien być przechowywany w bezpiecznym miejscu i często uzgadniany.
Petty Cash System
Podczas gdy niektóre firmy handlu detalicznego wykonują niewielkie wydatki z kas, odpowiedni drobny system pieniężny oznacza odłożenie określonej kwoty pieniędzy w pudełku lub szufladzie i wykorzystanie jej do pokrycia niewielkich wydatków. Wpływy z wydatków są uwzględniane w polu wraz ze zmianą transakcji. Suma wpływów i pozostałej gotówki powinna zawsze być równa kwocie, od której zacząłeś. Na przykład, jeśli posiadasz niewielki fundusz pieniężny o wartości 100 USD i wydajesz 27,52 USD na materiały biurowe, Twój rachunek za zakup plus pozostałe pieniądze w funduszu sumują się do 100 USD.
Wpływy kasowe
IRS wymaga rachunków za wszystkie wydatki powyżej 75 $, ale to dobry nawyk, aby otrzymywać rachunki za każdą drobną transakcję gotówkową, bez względu na to, jak mała. Wpływy zapewnią wsparcie dla drobnych kontroli środków pieniężnych, gdy trzeba doładować fundusz. Kiedy drobne pieniądze stają się niskie, zawsze sprawdzaj saldo przy pomocy paragonu, zanim dodasz więcej. Aby uzupełnić fundusz, napisz czek firmowy do "Petty Cash", spienięż go i dodaj pieniądze do pudełka. Pokwitowanie odbioru i drobny rachunek gotówkowy przechodzą na księgowego w celu wprowadzenia do systemu księgowego.
Raportowanie
Karta drobnej gotówki i paragony stanowią kopie zapasowe do kontroli drobnej gotówki. Wprowadź je jako jedną transakcję w rejestrze bankowym i przypisz podsumunki do każdej kategorii. Na przykład, jeśli wpływy wynoszą do 97,12 USD i stanowią 29,88 USD w zaopatrzeniu biurowym, 43,02 USD w konserwacji i 24,22 USD w promocji, transakcja obciąża bank 97,12 USD i kredytów biurowych 29,88 USD, konserwacji 43,02 USD i promocji 24,22 USD.
Ewidencjonowanie
Jak każdy inny wydatek biznesowy, IRS wymaga, abyś trzymał rachunki i inne kopie zapasowe przez siedem lat. Załącz rachunki na odwrocie drobnej karty rozliczeń gotówkowych i pliku po ich wprowadzeniu. Przechowuj swoje paragony z jasnego światła. Niektóre paragony wydrukowane na papierze termicznym będą blednąć na długo przed spełnieniem wymogu przechowywania.
