Każdy wybór dokonany podczas prowadzenia działalności gospodarczej może mieć wpływ na wynik finansowy, ale czasami zmiana jest wymuszana na firmach, a decyzje stają się próbą najlepszego wykorzystania złej sytuacji. W takich przypadkach pragmatyczny właściciel firmy bada, jakie konsekwencje mogą się pojawić i jak różne reakcje mogą wpłynąć na wynik. Aby to zrobić, wykorzystują analizę wpływu.
Co to jest analiza wpływu?
Analiza uderzenia jest przysłowiowym "spojrzeniem, zanim się przeskoczysz", "co, jeśli", które zatrzymuje nieudolny ruch, który może wynikać z odruchowych reakcji na zmianę.
Jeśli jakiś aspekt Twojej firmy zostanie zakłócony, jakie są tego konsekwencje? Jak wpłynie to na twój zespół, budżet, zysk, straty i przyszłość? Analiza wpływu to formalny sposób zbierania danych i przypuszczenia na poparcie argumentów za i przeciw w przypadku jakichkolwiek zmian lub zakłóceń w działalności firmy. Dobra analiza wpływu pomoże Ci zidentyfikować strategie odzyskiwania, metody zapobiegania lub środki łagodzenia wpływu na biznes.
Zakłócenia mogą przybierać różne formy - od powodzi po huraganie, po coś prostszego, jak w sklepie z zaufanymi dostawcami. Niezależnie od tego, czy zakłócenie jest duże, czy małe, wszystko to ma wpływ. Tradycyjnie analiza wpływu została uznana za "zarządzanie ciągłością działania", co jest koniecznym krokiem w procesie odzyskiwania po awarii, w którym odczuwane są bardziej znaczące skutki.
Dlaczego musisz zrobić ocenę wpływu na biznes
Analiza skutków jest zwykle zakończona, gdy wystąpi negatywny wpływ lub trudności, z którymi trzeba się zmierzyć, oraz znalezione rezolucje, często w przypadku katastrofy lub innych nagłych i nieprzewidzianych skutków. Odzyskiwanie się z takich problemów może często odbywać się na różne sposoby, ale jeśli nie wiadomo, jaki jest pełny zakres konsekwencji, może nie być dobrej podstawy do podejmowania decyzji. Analiza ma na celu zmianę kursu poprzez lepsze ogólne zrozumienie przed podjęciem działań.
Często nieprzewidziane zmiany są wymuszane na firmie, co oznacza, że nie było na nią przygotowań. Być może zmiany w prawie obywatelskim zmieniają się w zależności od godzin pracy lub podziału na strefy. Może zmiana lokalizacji jest wymagana po nieoczekiwanym, dramatycznym wzroście dzierżawy lub rozległej katastrofie kanalizacyjnej. Być może łańcuch dostaw został zakłócony.
We wszystkich tych przypadkach analiza wpływu może pomóc kierownictwu w zrozumieniu prawdziwych kosztów sytuacji, w której się znajdują i sposobów jej dalszego rozwoju.
Wspaniale jest, że analiza wpływu pomaga w takich sytuacjach, ale jest to narzędzie tak użyteczne, że nie powinno się go ograniczać do używania tylko w sytuacjach awaryjnych. Ilekroć przed biznesem zachodzą jakiekolwiek istotne zmiany, analiza wpływu może pomóc w uzyskaniu jasności przed podjęciem trafnych decyzji.
Ostatecznie, dlaczego potrzebujesz oceny wpływu na biznes, sprowadza się to do rzeczywistości, że skutki są rzadko odczuwalne tylko w dolnej linii. Wpływają na markę, zaufanie, lojalność, reputację i inne aspekty, które nie są czarno-białe, co może mieć długotrwałe konsekwencje.
Na co zwrócić uwagę w analizie wpływu
Ocena wpływu byłaby łatwiejsza, gdyby chodziło tylko o pieniądze, ale w Twojej firmie wiele jest zmian i odzyskiwania po awarii.
Chociaż analiza wpływu na biznes powinna być nieco obszerna, ważne jest, aby nie przesadzić i stworzyć mnóstwo kategorii oceny. Zbyt wiele danych rozrzuconych zbyt wąsko może zmącić wody.
Zamiast tego, zrób przegląd, który dzieli wpływ pomiędzy "ilościowymi" i "jakościowymi" efektami. Ilościowe to wszystko, co wpływa na zyski i straty z perspektywy pieniędzy w pieniądzu. Obejmuje to utratę dochodów, wzrost kosztów operacyjnych i wszelkie kary, grzywny lub sankcje poniesione w wyniku skutków. Ocena jakościowa dotyczy w większym stopniu reszty - sposobu, w jaki wpływa ona na klienta, zmienia jej nastawienie do marki, wszelkich szkód lub uznania reputacji firmy, a nawet tego, czy faktury można bezzwłocznie zapłacić, aby utrzymać dobrą pozycję wśród dostawców.
Będą oczywiste kategorie, które powinna obejmować niemal każda ocena wpływu, np. Wzrost kosztów operacyjnych, utrata przychodów i uszkodzenie marki lub reputacji. Ale inne badane obszary powinny odzwierciedlać podstawową misję firmy.
Załóżmy na przykład, że jest to gabinet lekarski, który doznał powodzi. Być może urząd może pozostać otwarty pomimo uszkodzeń, ale jeśli spowoduje to zanieczyszczenie cząstek stałych w powietrzu lub pogorszy ciepło lub komfort poczekalni, ważne jest, aby wziąć pod uwagę bezpieczeństwo pacjentów. To także wpływ. Ale zamykanie na zbyt długie i opóźniające się usługi może być niebezpieczne dla niektórych klientów - jednak ten czynnik miałby wpływ na zmiany w, powiedzmy, miesiącach letnich, gdy wielu pacjentów jest na wakacjach w porównaniu do listopada, kiedy wszyscy wracają do pracy i szkoły w sezonie grypowym szaleje.
Parametry analizy wpływu różnią się znacznie w zależności od rodzaju działalności, dlatego ważne jest, aby zrozumieć, jakie czynniki zewnętrzne mogą wpływać na Twój biznes, a które nie. Wiedząc o tym, należy wybrać trzy lub cztery kategorie dla każdej ilościowej i jakościowej oceny skutków i odpowiednio sporządzić szczegółowe notatki. Robiąc to, upewnij się, że korzystasz z bieżących lub aktualnych danych i współpracujesz z innymi menedżerami lub personelem w celu ich obserwacji lub wglądu, ponieważ ich wkład może być wartościowy dla twoich strategii.
Trzy główne kategorie wpływu
Jeśli masz wpływ na działalność, najprawdopodobniej będzie to jedna z trzech kategorii:
- Jednym z nich jest strata wpływająca na budynek lub sklep, która może być spowodowana pożarem, katastrofą, zalaniem i innymi sytuacjami, które powodują szkody wystarczające do zakłóceń w działalności gospodarczej.
- Dwa to zakłócenia w zakresie danych i technologii, w których utracono systemy komputerowe lub nastąpiły poważne awarie w technologii lub maszynie, które pomagają w codziennym prowadzeniu działalności.
- Trzy to utrata personelu i innych zasobów, które mogą być spowodowane, powiedzmy, powszechną chorobą lub skutkiem trwającego strajku transportowego.
Wykonywanie niezwiązanych z zagrożeniami ocen wpływu
Czasami przeprowadzanie analizy skutków po katastrofie przypomina naukę pływania po upadku z łodzi - nie jest to idealne rozwiązanie.
Prowadzenie ocen skutków zanim zdarzy się katastrofa to coś w rodzaju bezpiecznej jazdy, gdzie zawsze powinieneś być świadom tego, co robi kierowca przed Twoimi samochodami, a nie tylko ten przed Tobą. Przygotowuje cię, więc jesteś gotowy do działania, jeśli coś się wydarzy.
Zrozumienie takich czynników, jak koszt i wpływ ewentualnych zakłóceń, takich jak powódź i przewrót w łańcuchu dostaw, pozwala tworzyć plany awaryjne, dzięki którym można zacząć działać, zamiast zastanawiać się, gdzie stoisz. W przypadku większych firm analiza wpływu wyprzedzającego może uratować dzień, jeśli sprawy pójdą na boki. Takie sytuacje, jak powodzie, burze lodowe i problemy z dostawcami, mogą być z góry zaplanowane, a analiza wpływu może pomóc.
Często zdarzają się uderzenia z pewnym ostrzeżeniem. Być może dostawca zdradził, że może nie być w stanie dostarczyć ci jakiejś marki produktu lub rodzaju usługi, od której stałeś się zależny. Przeprowadzając ocenę wpływu na biznes, możesz być w stanie ustalić, jakie działania będą idealne, jeśli ta zmiana się spełni. Być może zdajesz sobie sprawę, że nie możesz zaakceptować wspomnianej zmiany, abyś mógł pozyskać nowego dostawcę i ewentualnie negocjować z nimi. Być może dowiesz się, że Twój zaufany dostawca szuka alternatywy, abyś mógł ocenić, czy to zadziała dla Ciebie i Twoich klientów.
Poruszanie się po ocenach skutków awaryjnych
Oddziaływania są zagrożeniami dla Twojej firmy, a posiadanie planów gotowości na zagrożenia jest częścią bycia inteligentnym właścicielem firmy. Ale co, jeśli to się nazywa "impreza z czarnym łabędziem" - coś, czego nie można przewidzieć, co jest całkowicie nieprzewidywalne i nieoczekiwane? Jak podnosić kawałki i rozumieć, o co tak naprawdę chodzi?
Poza wydarzeniami z czarnymi łabędziami, inne opcje są takie, że stoisz przed kryzysem, zarówno znanym, jak i przygotowanym, lub jest to coś, co jest znane, ale nieprzygotowane.
Niezależnie od przypadku, musisz zacząć działać. Będziesz potrzebował stałych ludzi na czele, abyś mógł dowiedzieć się, co dalej.
Wszystkie te sytuacje oznaczają, że czas jest krytyczny i potrzebne są działania mające na celu ograniczenie utraty dochodów i zapobieganie przedłużaniu się przerw w pracy. Dzięki istniejącym systemom do tworzenia kopii zapasowych danych poza miejscem pracy w celu utrzymania dostępu do takich rzeczy jak dostawcy, pracownicy i inne kontakty, których potrzebujesz podczas odzyskiwania skutków, możesz zacząć działać znacznie szybciej.
W tragicznych sytuacjach, dowiedz się, że niektórzy eksperci robią to dla życia. Kontakt z firmą zajmującą się zarządzaniem kryzysami biznesowymi może pomóc Ci przejść przez początkowy szok i sformułować szybszy plan działania w celu dokonania triage. Może to być kosztowne, ale musisz zważyć to w porównaniu z dodatkowymi kosztami, które mogą wystąpić, jeśli zostaniesz sam, próbując ustalić, od czego zacząć.
Analiza wpływu: studium przypadku
Oto przykład niestosownej sytuacji, która polega na przeprowadzeniu analizy wpływu przed reakcją na złe wieści.
Wyobraź sobie, że prowadzisz kawiarnię na ruchliwym rogu. Wiemy, że władze tranzytowe zatwierdziły nową linię autobusową, która działa równolegle do Twojego sklepu. Powyższy plan budowy mówi, że praca może trwać w różnym stopniu przez dwa lata. Oznacza to, że przez większą część czasu metalowa bariera po obu stronach ulicy będzie blokować ruch uliczny przez ponad kilometr. Tu i tam pieszych będzie mógł przejść, ale nie samochody; ale nawet piesi będą walczyć. Oczekuje się, że cały obszar ulegnie zniszczeniu, a wiele innych firm myśli o przeprowadzce.
Tak więc dylemat polega na tym, czy zostajesz, czy idziesz? Jeśli zostaniesz, za dwa lata będziesz miał świetny sklep z prawdopodobnie większą liczbą firm niż kiedykolwiek wcześniej, ponieważ będzie to centrum tranzytowe. Przystanek będzie właśnie tam, a nowy docelowy supermarket zakończy budowę po drugiej stronie ulicy. Ale w międzyczasie czeka cię dramatyczna strata w biznesie. Koniec z popędami ludzi zatrzymujących się na kawę i bardzo małą liczbą osób spoza bariery. W jakim stopniu ucierpi Twoja firma?
Z drugiej strony przeprowadzka byłaby kosztowna. Będziesz musiał wykonać analizę lokalizacji, uzyskać pozwolenia, a nawet nowe wizytówki i papier firmowy. Straciłbyś długoterminową klientelę, która polegała na tobie z powodu wygody lub nawyku. Będziesz musiał sprzedać w nowej dzielnicy. Będą koszty budowy. Z drugiej strony, pozostanie tam, gdzie jesteś, oznaczałoby utrzymywanie twardych miejscowych - twoich głównych klientów - i prawdopodobnie uzyskanie patronatu od osób pracujących na linii autobusowej. Kiedy praca nasila się, a firma zwalnia w lecie, możesz odnowić sklep, ponieważ biznes i tak byłby przegrany, a za dwa lata będziesz miał świeże spojrzenie w porę dla nowych klientów.
W tym przypadku analiza wpływu daje mocne wyobrażenie o tym, co tracisz, a co zyskujesz w obu scenariuszach. Być może decydujesz, że zyski z przeprowadzki nie przeważają nad kosztami zrobienia tego, a pozostawanie w mieście ma sens. Teraz możesz utworzyć strategię. Negocjuj z wynajmującym, aby uzyskać zniżkę leasingową za nieodbywanie się w trakcie budowy, a także umocnij dobrą umowę na długoterminową dzierżawę na życie linii post-bus. Może zmniejszyć godziny, zmniejszyć liczbę personelu i dostosować budżet. Dzięki mniej intensywnemu sklepowi byłby to idealny czas, by zrobić więcej działań społecznościowych lub rozpocząć tę otwartą noc, o której zawsze myślałeś, pozwalając zasadzić ziarno dla bardziej zróżnicowanego biznesu po zakończeniu budowy.
Analiza wpływu to inteligentne zarządzanie
Chociaż analiza skutków może początkowo pochodzić z odzyskiwania po awarii, rzeczywistość jest taka, że można ją również wykorzystać do zapobiegania katastrofalnym decyzjom. Czy podejmowane przez ciebie zmiany prowadzą do minimalnych zysków, a jednocześnie powodują konieczność zainwestowania pieniędzy? Czy Twoja marka i reputacja ucierpią, przeciwdziałając wszelkim oszczędnościom finansowym, które mogą mieć zmiany?
Wykorzystując okazję do dokładniejszego rozważenia konsekwencji i wypłat wynikających z wprowadzania zmian w firmie lub korzystania z analizy w celu złagodzenia niepożądanych skutków, możesz odkryć nieoczekiwane korzyści - lub uniknąć komplikacji już niefortunnej sytuacji. Tak czy inaczej, analiza wpływu jest po prostu kolejną inteligentną bronią w arsenale każdego dobrze przygotowanego właściciela lub menedżera firmy.
