Systemy archiwizacji ewoluowały przez lata od wypełniania dokumentacji w pudełkach, aż po wyrafinowane programy, które przechowują pliki elektronicznie poza zasięgiem wzroku. Chociaż dziś można wybrać odmianę, wszystkie systemy plików mają jeden główny cel: efektywne zarządzanie rekordami. W przypadku różnych systemów archiwizacji ważne jest, aby wziąć pod uwagę cechy każdego z nich, aby wybrać najbardziej odpowiedni. Najbardziej powszechne systemy archiwizacji są łatwe do wdrożenia i zapewniają sposób efektywnego zarządzania plikami.
Składanie alfabetyczne
Zgłoszenie alfabetyczne jest najczęstszym archiwum dla mniej niż 5000 rekordów. Składanie według kolejności alfabetycznej to system, w którym rozmieszczasz pliki według nazw osób, firm, instytucji, agencji, tematów, tematów lub lokalizacji geograficznych zgodnie z kolejnością słownika. Ten system jest skuteczny w przypadku plików nazw klientów lub klientów. W przypadku osób, których dotyczy zgłoszenie, należy użyć indeksu względnego. Indeks jest listą w porządku alfabetycznym nazw tematów wybranych do reprezentowania każdego tematu. Odwołaj się do indeksu względnego, aby dowiedzieć się, jaka nazwa tematu ma zostać zapisana w pliku.
Zapis numeryczny
Podczas konfigurowania systemu plików numerycznych układaj pliki w porządku sekwencyjnym, używając liczb bezpośrednio z rekordu lub przypisanego numeru. Większość systemów używa indeksu do pobierania plików. Numeryczny system archiwizacji zwiększa produktywność dzięki zwiększonej szybkości archiwizowania i lokalizowania pliku.Zapewnia również dokładną identyfikację i pozwala na większą poufność. Jest zdolny do nieskończonej rozbudowy i można go używać do ponad 5000 rekordów, w przeciwieństwie do alfabetycznych systemów segregowania.
Alfa-numeryczne zgłoszenia
Pliki alfanumeryczne wykorzystują kombinację nazw i liczb. Zwykle używasz tego typu systemu plików z nazwiskami i numerami. Rozmieść pliki według podziałów alfabetycznych lub nagłówka tematu, a następnie według kategorii liczb. Konieczne jest użycie indeksu względnego dla plików alfanumerycznych. Indeks wyświetli kody numerów przypisane do każdego podziału alfabetycznego.
Elektroniczne systemy segregacji
Systemy papierowe bez dokumentów stają się powszechne w wielu firmach i domach. Rozwiązuje to potrzebę fizycznej przestrzeni dyskowej oraz problemu utraconych lub niewłaściwie umieszczonych informacji. Elektroniczny system segregacji umożliwia wspólny dostęp do wielu działów. Chociaż współdzielony dostęp zapewnia dostęp do rekordów na żądanie, można ustawić prawa użytkownika do przeglądania, edytowania, tworzenia lub usuwania plików w celu kontrolowania dostępu. Rodzaje kartotek elektronicznych obejmują proste programy, serwery dokumentów i systemy zarządzania dokumentami.
