Sposób organizowania plików biurowych ma istotny wpływ na wydajność i produktywność. System archiwizacji powinien opierać się na tym, w jaki sposób pliki są używane w biurze, na jakie cechy pliku są najczęściej przywoływane i w jaki sposób pliki są wymawiane słownie. Odpowiedzi na te pytania pomogą Ci wybrać najlepszy system do porządkowania plików.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Szafka na dokumenty
-
Foldery z plikami
-
Etykiety plików
Ustal, czy pliki będą porządkowane alfabetycznie według tematu, numerycznie przy użyciu wcześniej określonego systemu numerowania lub chronologicznie według daty utworzenia lub daty. Twórz tymczasowe i trwałe pliki. Pliki tymczasowe są obecnie plikami aktywnymi, które mają przypisaną datę zakończenia, w którym plik może zostać zniszczony lub umieszczony w archiwach. Przykłady plików tymczasowych obejmują bieżące projekty, elementy działań i materiały do odczytania. Pliki stałe to te, do których nie ma dostępu tak często, ale muszą być przechowywane w archiwach do wykorzystania w przyszłości.
Zapisz tytuły i definicje etykiet w dokumencie, do którego można się odwoływać. Na przykład, jeśli korzystasz z numerycznego systemu archiwizacji, zapisz temat każdego numeru i podaj przykłady dokumentów, które byłyby zawarte w tym temacie. Pomaga to zachować spójność podczas składania dokumentów.
Twórz stosy dokumentów tymczasowych, dokumentów trwałych i kosza. Sortowanie dokumentów przed włączeniem ich do systemu archiwizacji. Nie zapisuj tego, co nie musi być zapisane.
Wybierz lokalizację przechowywania plików. Możesz zdecydować, że tymczasowe aktywne pliki muszą być umieszczone w szufladzie biurka, gdzie są łatwo dostępne. Pliki udostępniane przez personel powinny znajdować się w centrali w biurze. Jeśli pracujesz z plikami, które wymagają ochrony, takimi jak pliki zawierające dane osobowe klientów, użyj szafki z blokadą i określ, kto ma dostęp do biura.
Utwórz swoje pliki. Pliki etykiet z alfabetycznym, numerycznym lub chronologicznym systemem. Pamiętaj, że chociaż chcesz być specyficzny dla swoich tytułów, chcesz, aby tytuły były na tyle szerokie, aby obejmowały kilka typów dokumentów. Na przykład, zamiast oznaczać plik z określoną nazwą spotkania, należy utworzyć plik dla spotkań, w którym uczestniczył rok, i przechowywać w nim wszystkie odpowiednie dokumenty. Dzięki temu nie będziesz tworzyć wielu plików, w których przechowywany będzie tylko jeden lub dwa dokumenty.
Wskazówki
-
Pamiętaj, że proste jest zawsze lepsze. Staraj się unikać skomplikowanych systemów archiwizacji, które będą trudne do zapamiętania dla Ciebie i personelu. Użyj pliku z drażnieniem, aby wykonać określone zadania, takie jak opłacanie rachunków lub wystawianie faktur. Uporządkuj plik tickler według miesiąca lub dnia, w zależności od zadań i wyczyść plik, ponieważ zadania są kończone przez wyrzucenie dokumentów lub przeniesienie ich do stałego pliku.
