Jeśli jesteś namiętnym pracownikiem i zauważysz, że niektóre procedury w twojej pracy można poprawić, możesz rozważyć napisanie propozycji wprowadzenia nowych procedur. Ten rodzaj listu ofertowego (lub e-maila) można uznać za propozycję wewnętrzną. Pisanie wewnętrznych propozycji jest trochę inne niż pisanie zewnętrznych. Ponieważ piszesz do ludzi, którzy pracują w tej samej organizacji co ty, możesz użyć swojego wewnętrznego żargonu i być mniej wrażliwym na używanie poufnych informacji.
Utwórz plan swojej propozycji. Określ odbiorców, którym chcesz zaadresować propozycję. Jeśli chcesz, aby Twoja organizacja wprowadziła nowy system księgowy, skontaktuj się np. Z działem księgowości, być może z biurem głównego księgowego. Określ także cel swojej propozycji - na przykład wdrożenie określonego systemu księgowego. Ponadto postaw się w butach czytelników. Pozwoli ci to lepiej zrozumieć, jak możesz przekonać odbiorców, że twoja propozycja powinna zostać zaakceptowana.
Zacznij pisać propozycję. Na samym początku wyraźnie i jasno określ cel twojego listu. Na przykład możesz napisać: "Piszę ten list, aby poprosić Departament Rachunkowości o rozważenie wdrożenia systemu księgowego ABC."
Opisz obecne procedury w swojej organizacji. Pokaż wszelkie nieefektywności w obecnych procedurach. Na przykład obecny system rachunkowości może być zbyt czasochłonny, by działać. Ponadto może powodować kosztowne błędy.
Podaj krótki opis nowych procedur. Zarys, w jaki sposób różnią się od starych. Najpierw opisz swoją propozycję w kilku zdaniach. Następnie podaj tyle szczegółów, ile może być konieczne. Należy jednak zachować krótki i zwięzły list propozycji.
Podaj argumenty przemawiające za wdrożeniem proponowanych nowych procedur. Wymień wyraźnie korzyści, jakie nowe procedury mogą przynieść organizacji. Możliwe korzyści mogą obejmować wyższą produktywność, lepszą jakość wytwarzanych towarów lub usług, większe oszczędności w surowcach i zwiększone morale pracowników.
Utwórz kopię zapasową wniosku z dowolnymi dokumentami, jeśli dotyczy. Na przykład nowe procedury mogły zostać przetestowane w innym miejscu w organizacji lub w Twojej branży. Zaznacz wyraźnie wszystkie dokumenty potwierdzające i zaznacz ich znaczenie w tekście wniosku.
Podaj szczegóły dotyczące sposobu, w jaki proponowane procedury mogą zostać wdrożone w Twojej organizacji. Jeśli proponujesz wprowadzenie nowego systemu księgowego, wdrożenie można przeprowadzić etapami. Od pewnego czasu nowe i stare systemy mogą działać jednocześnie. Po przetestowaniu nowego systemu stary system może zostać wycofany.
Poproś kogoś, aby przeczytał list z propozycją, zanim go prześlesz. Poproś o krytykę. Omów propozycję i określ punkty, w których można ją ulepszyć. Zmień kilka zdań we wniosku, aby były bardziej przekonujące.
Prześlij swoją propozycję.
Wskazówki
-
Użyj prostego języka. Jeśli chcesz użyć określonych terminów, podaj ich definicje, chyba że masz pewność, że osoba czytająca wniosek je zna. Daj także pierwszeństwo krótkiemu zdaniu, które jest jasne i na temat.
