Mapowanie informacji to jasna i skuteczna metoda dokumentacji dla firm, które już opracowały swoje procedury, polityki i dokumenty uzupełniające. Firmy, które dopiero zaczynają formalizować swoje procedury, mogą również skorzystać z metody dokumentacji mapowania informacji. Mapowanie informacji usprawnia dokumentację, zapobiegając powielaniu instrukcji lub informacji w różnych procedurach. Zapewnia również format organizowania informacji w dokumencie, dzięki czemu łatwiej go zrozumieć. Przekształcenie dokumentacji firmy w format mapy informacyjnej można wykonać w kilku prostych, aczkolwiek czasochłonnych krokach.
Przejrzyj całą dokumentację firmy i systematycznie porządkuj treści w kategorie zawierające podobne instrukcje. Zawęź zawartość kategorii, usuwając konflikty i duplikaty.
Na przykład wiele procedur ma sekcję dotyczącą odpowiedzialności. W przypadku tego typu treści skompilowałbyś wszystkie informacje o typach "obowiązków" we wszystkich dokumentach. Czyniąc to, widzisz konflikty w odpowiedzialności lub obszarach, w których jedna odpowiedzialność pokrywa się z drugą. Stąd usprawnij zawartość, aby usunąć duplikaty lub konflikty. Inne takie treści do rozważenia obejmują definicje i środki ostrożności.
Twórz centralne dokumenty lub inne repozytoria informacji kontrolowanych przez rewizję dla każdego rodzaju treści.
Wracając do naszego przykładu odpowiedzialności, utwórz jeden dokument zawierający listę obowiązków, które zostały dopracowane w ostatnim kroku. Pamiętaj, aby odwoływać się do procedur, w których obowiązki są wykonywane. Gwarantuje to, że dokumentacja jest prawidłowo powiązana.
Po przeniesieniu podobnej treści do dokumentu centralnego stare treści mogą zostać usunięte z pierwotnych procedur. Usuń starą treść z pierwotnych procedur, podając odniesienie do nowego centralnego dokumentu referencyjnego.
Zaktualizuj pozostałą treść dokumentacji podczas procesu zmiany do formatu mapowanego na informacje. Uporządkuj treść dokumentu, grupując istotne informacje. Uwzględnij pod-nagłówki. W miarę możliwości używaj tabel, aby zawartość była lepiej widoczna. Ustalaj najlepsze praktyki, włączając wiedzę plemienną lub kroki, które zwykle wykonują pracownicy, ale nie zostały udokumentowane w procedurze.
Wskazówki
-
Mapowanie informacji obejmuje zarówno proste, jak i złożone zadania, które można dodatkowo ulepszyć, wprowadzając wymierne informacje zwrotne dotyczące zarządzania. W celu bardziej złożonego wdrożenia można wykorzystać profesjonalne usługi z takich firm, jak założycielska firma Information Mapping, Inc., w celu zoptymalizowania mapowanych lub niezmapowanych procedur. (Zobacz zasoby)
