Jako menedżer lub przełożony będziesz musiał na bieżąco informować swoich pracowników o różnych zasadach i procedurach ustanowionych dla Twojej organizacji. Często zdarza się, że zasady w organizacji zmieniają się regularnie, szczególnie jeśli pracujesz w dynamicznym lub zmiennym środowisku. Sposób komunikacji polityk i procedur jest w ustawieniu grupowym. Pozwala to na jednoczesne pokrycie materiału i daje każdemu możliwość zadawania pytań.
Przeczytaj materiał, aby uzyskać dokładne zrozumienie. Zanim przejrzysz zasady i procedury dotyczące swojego personelu, najpierw przeczytaj to kilka razy. Podświetl wszelkie informacje, które mogą wymagać bardziej szczegółowego wyjaśnienia. Kontynuuj czytanie tego materiału, aż dogłębnie zrozumiesz wszystko. Spróbuj przewidzieć niektóre pytania, które mogą zadać Twoi pracownicy.
Przekaż swojemu personelowi kopię materiałów informacyjnych lub informacji, które będą pokryte, na dzień przed spotkaniem. Daje im to możliwość przeczytania materiału i zapisania wszelkich pytań, jakie mogą mieć. Jeśli to możliwe, poproś swoich pracowników o zadawanie pytań w przeddzień spotkania, aby mieć czas na zbadanie ich i zapewnienie swoim pracownikom prawidłowej odpowiedzi.
Trzymaj spotkanie ze swoim personelem. Zarezerwuj salę konferencyjną i upewnij się, że każdy uczestnik przynosi swoją kopię materiałów informacyjnych. Miej dodatkowe gadki na wypadek, gdyby ktoś zapomniał o nich. Rozpocznij sesję od przejrzenia materiału od początku do końca. Po omówieniu materiału przejrzyj wszelkie pytania, które pracownicy mogli wcześniej złożyć. Po udzieleniu odpowiedzi na wszystkie zadane pytania zapytaj, czy są jakieś inne pytania.
Przejrzyj zasady i procedury indywidualnie. Czasami informacje mają delikatny i delikatny charakter i wymagają indywidualnej oceny każdego pracownika. To może nie być możliwe lub wykonalne dla dużej organizacji.
