Oszustwo nie jest przestępstwem, które ma miejsce na otwartej przestrzeni, a okazjonalne kontrole wewnętrzne lub zewnętrzne nie są już wystarczające do wykrycia oszustwa w systemie rachunkowym. Aby jak najlepiej zapobiegać oszustwom, firma powinna być świadoma wszystkich rodzajów oszustw, które mogą mieć miejsce, aby móc tworzyć odpowiednie programy audytu. Firma powinna omówić ryzyko oszustwa ze wszystkimi kierownictwem i personelem, użyć testów oszustw i mieć świadomość, że personel zarządzający może zastąpić systemy kontroli nadużyć. Niezwykłe transakcje lub "czerwone flagi" w systemie księgowym są zazwyczaj pierwszą wskazówką nieuczciwych zachowań w firmie.
Zwróć uwagę na kradzież gotówki i inwestycji w postaci oszustwa lub kradzieży. Według strony internetowej Podatki finansowe, oszustwa w postaci gotówki i kradzieży inwestycji są często najbardziej nagłośnione, ale powodują najmniejsze pieniądze skradzione w porównaniu do innych form oszustwa. Przebijanie się ma miejsce, gdy pracownik bierze pieniądze, zwykle po trochu, zanim zostanie zarejestrowane w systemie księgowym lub fałszuje wpływy i depozyty bankowe. Larceny ma miejsce, gdy pracownik bierze pieniądze po ich zarejestrowaniu w systemie księgowym, sabotażach z czekami lub angażuje się w oszukańcze systemy dostawców. Księgowy Joel B. Charkatz, w artykule dla Lorman Education Services, stwierdza, że księgowi i osoby mające dostęp do dokumentacji finansowej firmy są zwykle osobami uznanymi winnymi tego typu oszustw. Możesz wykryć tę formę oszustwa, jeśli zauważysz okresowo niewielkie kwoty pieniędzy.
Poszukaj rozbieżności na kontach wydatków pracowników. Pracownik dokonujący oszustwa może zamienić fałszywe paragony i zgłosić je jako wydatek biznesowy, poprosić o zwrot kosztów za niezatwierdzone produkty, podwyższyć koszt zakupu, jeśli pokwitowania nie są wymagane lub poprosić o zwrot więcej niż raz za ten sam wydatek. Inne sposoby, w jakie pracownik może kraść pieniądze od firmy, to nie spłacanie zaliczek lub używanie firmowych kart kredytowych do osobistego użytku. W dużej firmie rozbieżności w rachunku kosztów w wyniku oszustwa mogą wyglądać na małe, ale mogą z czasem rosnąć w dużych ilościach. Aby wykryć oszustwa na kontach wydatków pracowniczych, należy wymagać pokwitowań ze wszystkimi wnioskami o zwrot kosztów i ustanowić kontrole, które wymagają szczegółowej ewidencji wszystkich zakupów.
Znajdź celowe fałszowanie dokumentacji finansowej za pomocą audytów wewnętrznych. Fałszywe oświadczenia finansowe wciąż stanowią oszustwo, nawet jeśli aktywa nie zostały skradzione, ponieważ informacje wprowadzają w błąd inwestorów i wpływają na cenę akcji spółki. Rachunkowość Podatki finansowe zaleca zatrudnianie zewnętrznych kontrolerów do przeprowadzania pełnych audytów oprócz audytów wewnętrznych.
Wykrywaj prowizje od dostawców lub nieuczciwe płatności, zauważając niezwykle wysokie ceny zakupu lub nieznanego dostawcy. Pracownicy odpowiedzialni za dokonywanie zakupów w firmie mogą poprosić dostawców o odsprzedaż za wspólne prowadzenie działalności, co skutkuje tym, że firma płaci więcej niż zwykle za towary. Firma może wykryć tego rodzaju oszustwo, znając wartość rynkową zakupów, które kupuje, w porównaniu do ceny, którą zapłacił.
Alternatywnie, firma może dokonywać płatności na rzecz sprzedawców lub pracowników, którzy nie istnieją. Charkatz twierdzi, że tego rodzaju oszustwa są trudniejsze do wykrycia w dużych firmach zatrudniających setki osób i zawieranych z kilkoma dostawcami. Jednak sprawdzenie zamówień zakupu i wniosków o płatność w odniesieniu do aktualnej listy osób zatrudnionych i zakontraktowanych dostawców może pomóc w wykryciu i zapobieganiu oszustwom w systemie księgowym.
