Kiedy firma kupuje maszyny, pojazdy, oprogramowanie lub inne produkty, które kwalifikują się jako aktywa ze względu na ich długoterminową użyteczność, są to inwestycje kapitałowe. Ze względu na znaczny koszt większość firm planuje z góry te zakupy; ale kiedy maszyna się psuje lub nowa technologia stanowi dla firmy okazję do usprawnienia procesów, trzeba wydać duże sumy pieniędzy na użyteczność zakupu. Aby stworzyć politykę dotyczącą tych wydatków, kierownictwo musi zbadać historię wydatków firmy i wyciągnąć odpowiednie wnioski.
Przejrzyj wcześniejsze zapisy księgowe, aby określić wzory wydatków na dobra kapitałowe i oszacuj roczne nieplanowane wydatki związane z wymianą sprzętu.
Ustal budżet szablonu, który obejmuje wcześniejsze doświadczenia i planowane wydatki. Oszacuj procent nieplanowanych nakładów inwestycyjnych i uwzględnij dodatki dla tych pozycji.
Określ, w jaki sposób podejmowano decyzje dotyczące nieplanowanych wydatków w przeszłości i zauważ, jak formułowane były skuteczne decyzje.
Zapisać procedury dotyczące identyfikacji nakładów inwestycyjnych, które zostaną uwzględnione w budżecie, w tym szablony zapytań ofertowych (RFP), wymagania dotyczące stawek, wymogi dotyczące płatności, dokumentacja potrzeb oraz lista przeglądów i zatwierdzeń, które muszą się odbyć przed włączeniem pozycji kosztów do budżet.
Napisz listę działań obejmującą sposób podejmowania decyzji o nieplanowanych wydatkach. Należy uwzględnić analizę due diligence dotyczącą wydatków budżetowych, a także system porównywania oczekiwanych wydatków z założeniami przychodów oraz ocenę poziomu ryzyka związanego z wydatkowaniem tych pieniędzy.
Zorganizuj swoją politykę ze wstępem określającym cele polityki, sekcją dotyczącą planowanych nakładów inwestycyjnych i procesem włączania ich do budżetu, sekcją dotyczącą nieplanowanych nakładów inwestycyjnych i sposobu ich oceny oraz zasadą ustalania kwoty zasiłek na nieplanowane wydatki inwestycyjne, które należy uwzględnić w budżecie rocznym.
Wskazówki
-
Polityka jest tak dobra, jak jej egzekwowanie. Podczas procesu tworzenia polityki, wymagaj od wszystkich menedżerów, którzy mogą być zaangażowani, aktywnego udziału w jej tworzeniu i uzyskania pisemnej zgody na każdy główny element polisy.
Ostrzeżenie
Bądź przygotowany na modyfikowanie nowych zasad w miarę pojawiania się okazji. Kontrolowanie ryzyka nieplanowanych nakładów inwestycyjnych wymaga silnego i elastycznego działu księgowości, który w razie potrzeby może dostarczyć dokładne informacje finansowe.
