Informacje mają kluczowe znaczenie dla zarządzania każdą formą przedsiębiorstwa, zarówno korporacyjną, non-profit, akademicką lub rządową. Bez tego podstawowe funkcje zarządzania kontrolowaniem i wdrażaniem zasobów przedsiębiorstwa w celu osiągnięcia jego celów byłyby niepewne, jeśli nie niemożliwe. Im większa organizacja, tym bardziej istotne i wymagające są wymagania informacyjne. Gromadzenie, przetwarzanie i rozpowszechnianie informacji w zarządzaniu stało się kluczowym zadaniem organizacyjnym. Zarządzanie na różnych poziomach organizacji wykonuje różne funkcje, z których każda wymaga różnych typów informacji. Informacje operacyjne i analityczne to dwa z tych odrębnych typów.
Funkcje zarządzania
Każde przedsiębiorstwo potrzebuje jakiejś wizji dotyczącej tego, co to jest, co oznacza i dokąd zmierza. Kierownictwo wyższego szczebla tradycyjnie przyjmuje płaszcz podejmowania tego typu decyzji i opracowywania średnio- i długoterminowych strategicznych planów organizacyjnych, aby podążać po pożądanej ścieżce w kierunku swoich celów.
Jednocześnie organizacja musi produkować i dostarczać towary i / lub usługi wymagane przez swoich klientów codziennie, co tydzień i co miesiąc oraz skutecznie zarządzać tym procesem.
Strategiczne wymagania informacyjne
Informacje wymagane do podejmowania decyzji strategicznych obejmują prognozy zmian poziomów i rodzajów popytu na usługi organizacji; rodzaj i dostępność zasobów wymaganych przez organizację do produkcji towarów i / lub usług, w tym robocizna, surowce, finansowanie, sprzęt i pomieszczenia do prowadzenia działalności; i potencjalne czynniki zewnętrzne, takie jak przewidywania gospodarcze i środowiska legislacyjne.
Wymagania dotyczące informacji operacyjnych
Zarządzanie codziennymi funkcjami organizacyjnymi wymaga informacji na temat tego, co musi być dostarczane co godzinę, codziennie, co tydzień i co miesiąc; jakie zasoby są dostępne do wytworzenia wymaganych wyników; co jest faktycznie produkowane; i co naprawdę może być dostarczone wraz z informacjami, które pozwolą zaradzić niedoborom lub niechcianym nadwyżkom.
Różnica między raportowaniem analitycznym i operacyjnym
Raporty analityczne są ukierunkowane na wspieranie funkcji strategicznych i planowania kierownictwa wyższego szczebla. Raportowanie operacyjne ma na celu wspieranie codziennych funkcji organizacyjnych.
W tym celu sprawozdawczość analityczna ma na celu dostarczenie informacji dotyczących ogólnego obrazu organizacji i jej kierunku, z uwzględnieniem danych historycznych, prognoz trendów i informacji podsumowujących, ale nie szczegółowych danych dotyczących poziomu. Raportowanie operacyjne ma na celu zapewnienie wsparcia dla procesu decyzyjnego w potencjalnie szybko zmieniającym się środowisku, dając szczegółowy obraz teraźniejszości i najbliższej przyszłości, tak aby poszczególne działania można było zarządzać w czasie rzeczywistym lub w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
