Zaadresowanie listu firmowego do jednej osoby jest stosunkowo proste. Pisząc nazwisko i adres osoby, korzystając z formatu urzędu pocztowego w Stanach Zjednoczonych, należy wpisać "Dear Mr./Mrs./Ms." Jeśli chcesz adresować wielu odbiorców w tym samym piśmie służbowym, sprawy stają się bardziej skomplikowane. W zależności od lokalizacji odbiorców, adresujesz każdego odbiorcę osobno lub używasz notki "kopii węglowej" - "cc" - na dole litery.
Wiele osób, ten sam adres
Podczas adresowania wielu odbiorców w tej samej organizacji nie ma potrzeby wielokrotnego powtarzania adresu. Po prostu wpisz nazwę i tytuł każdego odbiorcy, a następnie pojedynczy adres firmy. Powinno to wyglądać mniej więcej tak:
Mary Harris, CEO
Pan Robert Martinez, dyrektor ds. Infrastruktury
Dr Philippa Bennett-Price, dyrektor finansowy
Acme Limited
123 Acme Street
Lexington, KY 40505
Wasz zwrot grzecznościowy powinien następnie podać nazwiska w tej samej kolejności, co adres, a następnie dwukropek (":"), na przykład "Droga Pani Harris, Pan Martinez i Dr Bennett-Price:" Pisanie "Droga Mary, Robercie i Filipa: "jest całkowicie w porządku, jeśli masz na imię. Uprzejmie jest wysłać osobną literę i kopertę do każdej osoby, więc wydrukuj i podpisz oryginalną kopię dla każdego odbiorcy.
Wiele osób, inny adres
Kiedy ta sama litera ma trafić do wielu odbiorców w różnych lokalizacjach, każda osoba otrzymuje list adresowany indywidualnie. Wskaż, że wysłałeś list do innych osób, umieszczając "cc:" u dołu litery poniżej linii podpisu, a następnie nazwiska pozostałych odbiorców w kolejności alfabetycznej. "CC" oznacza kopię węgla, odnoszącą się do papieru węglowego używanego do tworzenia dodatkowych kopii dokumentów przed wynalezieniem kserokopiarki - obecnie używamy zwrotu "kopia uprzejmości". Pamiętaj, aby w każdej literze zmienić wiersz "cc:", aby każdy odbiorca wiedział, kim są wszyscy pozostali odbiorcy. Podaj ich adresy, jeśli będzie to pomocne dla odbiorcy.
Kiedy jest wielu adresatów
Kiedy masz wielu odbiorców, takich jak członkowie komitetu, bardziej odpowiednie może być przygotowanie pojedynczej litery skierowanej do grupy i umieszczenie bloku dystrybucyjnego na końcu litery. Przyjmowanie większych grup jako grupy ludzi jest dopuszczalne, na przykład: "Drodzy Relacje Inwestorskie" lub "Drodzy Członkowie Zarządu". Jeśli list jest rozpowszechniany wewnętrznie w ramach własnej organizacji, można użyć nieformalnego powitania "Szanowni Państwo".
Słowo ostrzeżenia
Chociaż istnieje pewna etykieta adresowania listów do wielu odbiorców, nie ma sztywnych zasad. Twoja firma może mieć swój własny styl, który może, ale nie musi być zgodny z tradycyjnymi standardami. Spójność daje dobre wrażenie twojej marki, więc sprawdź, czy wszyscy twoi pracownicy stosują ten sam styl w każdej komunikacji biznesowej.
