Praktycznie wszyscy w tym czy innym czasie będą przedmiotem pisemnej dokumentacji, która stawia ich w złym świetle. Może to być tak proste, jak zapis nieformalnej dyskusji o twoim spóźnieniu. Może to być formalne doradztwo w postępowaniu dyscyplinarnym, które może kosztować podwyżkę lub nawet pracę. W najgorszym przypadku może to być list kończący twoją pracę. W każdym przypadku powinieneś napisać i złożyć list odpierający. List ten ma na celu pomóc ci rozwiązać spór, przedstawiając swoją stronę historii.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Materiał referencyjny, który odnosi się konkretnie do twojej sprawy
-
Oryginalny list przeciwko tobie
Dekonstruuj list przeciwko tobie, rozbijając go akapit po akapicie. Jeśli akapity są długie lub zawierają dużo szczegółów, podziel je na poziom zdania. Ta dekonstrukcja pozwala na racjonalne przeglądanie listu.
Dla każdej pozycji negatywnej informacji skonstruuj obalenie, które ją wyjaśnia. Wyjaśniając te rzeczy, staraj się wypowiedzieć obalenie, abyś był rzucony w pozytywnym świetle. Na przykład: "Pan Smith był spóźniony cztery razy w trakcie cyklu raportowania" może zostać obalony paragrafem wyjaśniającym każde zdarzenie. Można powiedzieć: "W ciągu 100 dni roboczych okresu sprawozdawczego byłem na czas w 96 procentach czasu, a każde zdarzenie było spowodowane okolicznościami pozostającymi poza moją kontrolą, a każdy incydent był zgłaszany mojemu przełożonemu tak szybko, jak to możliwe". Twoje obalenie wyjaśnia niedobór i zauważając ogromną frekwencję, banalizuje skargę. Oczywiście, gdyby list został napisany bardziej szczegółowo, twoje obalenie byłoby również bardziej szczegółowe.
Po zapisaniu wszystkich faktów, referencji i wstępnego projektu, zbierz swój list. Otwarcie ma być pełne szacunku dla autorytetu, który je zobaczy. Zapewni krótkie streszczenie tego, dlaczego list jest pisany. Następnie dodasz informacje, które obalą oryginalną literę. Na koniec zamkniecie się z szacunkiem.
Przykład może brzmieć mniej więcej tak: "Proszę pana, piszę, aby przekazać dodatkowe informacje dotyczące pisma zamieszczonego w moim pliku w dniu 1 stycznia 2011 r. Przez pana inspektora w związku ze spóźnieniem się." Pan nadzorujący stwierdził, że byłem spóźniony Ale jego list nigdy nie wspominał, że za każdym razem mi go wyjaśniano, a on przyjął każde wyjaśnienie jako ważny powód. Ponieważ okres sprawozdawczy wynosi 100 dni roboczych, mam 96 procent na czas obecności, z szacunkiem, panie pracownik."
Jak widać na przykładzie, nie ma potrzeby być zbyt długim, nieuprzejmym, a nawet służącym. Zamiast tego trzymaj się krótko, koncentrując się wyłącznie na niekorzystnych informacjach z oryginalnego listu i bez osobowości. Bezstronna strona trzecia może teraz czytać obie litery i wyciągać własne wnioski.
Wskazówki
-
Prześlij swoją odpowiedź w ciągu 24 godzin od otrzymania pierwotnego pisma. Podczas pisania listu powinieneś przytoczyć odpowiednie przepisy, które wspierają twoje stanowisko.
Ostrzeżenie
Nie bądź osobisty. Jeśli zaatakujesz postać - na przykład wywołanie imienia - oryginalnego pisarza, będziesz wyglądać nieprofesjonalnie, jednocześnie wzmacniając oryginalnego pisarza w oczach czytelników. Nie nadmuchuj faktów; są zbyt łatwe do zweryfikowania. Nie rób odparcia w swojej osobistej mydlarni, trzymaj się wyłącznie faktów. Nigdy nie pisz czegoś, czego nie można wymiernie udowodnić, jeśli zostaniesz o to poproszony.
