System zarządzania zasobami ludzkimi może przyjąć formę systemu zarządzania informacjami. Organizacja wykorzystuje HRMS do zarządzania informacjami na temat swojej siły roboczej. Informacje te pomagają menedżerom i pracownikom działu HR podejmować decyzje dotyczące pracowników. Bez odpowiednich informacji dostępnych dla decydentów, HRMS ma niewiele zastosowań poza rejestrowaniem i raportowaniem.
Nieautoryzowany dostęp
Kiedy organizacja zbiera dane osobowe dotyczące swoich pracowników w HRMS, mogą pojawić się pewne zagrożenia bezpieczeństwa. Organizacja wydaje środki, aby chronić dane osobowe pracowników przed zagrożeniami wewnętrznymi i zewnętrznymi. Wadą elektronicznego HRMS jest to, że organizacja musi zbierać informacje o tym, kto uzyskuje dostęp do prywatnych informacji pracownika. Dane te wymagają kontynuacji procesu audytu, który może skutkować zdyscyplinowaniem lub ściganiem pracownika, który uzyskuje dostęp do danych pracownika bez upoważnienia lub bez oficjalnego celu.
Wiedza specjalistyczna
Potrzeba kontroli danych to kolejna potencjalna wada HRMS. Ta kontrola danych wykracza poza nieautoryzowany dostęp do prywatnych informacji pracownika. Organizacja wykorzystująca HRMS, na przykład PeopleSoft, musi zatrudniać własny zespół pracowników technicznych do programowania, rozwiązywania problemów, aktualizacji i obsługi systemu. Chociaż HRMS może pomóc organizacji zmniejszyć koszty personelu HR, może to zwiększyć wymagania dla personelu technicznego o wiedzy specyficznej dla rozwiązania HRMS.
Błędy wprowadzania danych
HRMS jest równie dobry jak jego programiści i użytkownicy końcowi. Osoby posiadające dostęp na wysokim poziomie, na przykład osoby aktualizujące plik główny HR, mogą wprowadzać niewłaściwe informacje celowo lub w błąd. Jeśli dane zostaną nieprawidłowo zaktualizowane, zmienione lub utracone, organizacja może zostać obciążona grzywnami rządowymi i innymi kosztami związanymi z uszkodzeniem pliku głównego HR. Wybierz system z dużą ilością kontroli wewnętrznych, aby jeden pracownik nie mógł wprowadzać zmian w głównym pliku Twojej firmy.
