Skutecznie sformułowana komunikacja biznesowa jest celowa, profesjonalna i łatwa do zrozumienia. Pozwalają odbiorcy przyjąć wiadomość bez zgadywania intencji pisarza, transponowania niewłaściwie umieszczonych słów lub rozszyfrowania źle skonstruowanych zdań. Wiadomości o błędach są wyłączone zarówno dla czytników wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Słaba gramatyka często wiąże się z ignorowaniem lub lekceważeniem ustalonych reguł, a także lenistwa lub pośpiechu. Firmy powinny dążyć do tworzenia przemyślanych, dopracowanych komunikatów, które odzwierciedlają ich zaangażowanie w dokładność i dokładność.
Wysyłanie poprawnych wiadomości
Skuteczny dobór słów oznacza różnicę między wyraźnym zrozumieniem wiadomości i zamieszania. Zdania, które zmuszają czytelników do ponownego przeczytania dla jasności, mogą oznaczać koniec aktywnego czytania, co jest szkodliwe dla celu pisania biznesowego. Pisanie biznesu nie polega na tym, by zachwycić czytelnika dużymi słowami i złożonymi konstrukcjami zdań. Chodzi o to, aby uzyskać punkt przekreślenia, używając najbardziej efektywnych środków. Dostarczanie zwięzłych, praktycznych kroków podczas udzielania instrukcji ułatwia frustrację i zwiększa zgodność z przepisami. Pozostawienie wiadomości otwartych na interpretację często oznacza kłopot, ponieważ czytelnicy mogą tworzyć własne reguły lub zupełnie ignorować mylące instrukcje.
Ustanawianie wiarygodności
Pierwsze wrażenia znaczą dużo. Wyobraźmy sobie otrzymanie reklamy "Tutorial Service Peace of Mind", która brzmi "Usługa korepetycji z kawałkiem umysłu". Umożliwienie niedostatecznej kontroli dokumentów przed wydaniem końcowych kontroli wywiera negatywne wrażenie, rujnuje możliwości firmom, które wykazują ich uważność i wiarygodność, czyniąc je łatwiejsze dla spostrzegawczych konkurentów, aby wykorzystać te błędy. Podczas gdy błędy użytkowania, takie jak wpisywanie "bufet pustynia" zamiast "bufet deserowy", mogą wymknąć się sprawdzaniu pisowni, wyćwiczone ludzkie oczy powinny złapać te gramatyczne wykroczenia.
Komunikacja wewnętrzna
Pracownicy pragną przejrzystości i otwartości ze strony swoich pracodawców. Po raz pierwszy potrzebują właściwych informacji. Wysyłanie e-maili zawierających błędy transpozycji w datach szkoleń lub rozpowszechnianie podręczników zawierających żargon tworzy chaos. To także marnuje czas, ponieważ korygowanie błędów odbiera inne funkcje biznesowe. Nawet jeśli błędy można łatwo naprawić, ich wpływ jest nadal prawdziwy. Zła gramatyka w wewnętrznej komunikacji biznesowej może obniżyć morale pracowników i motywację do zachowania szczegółowości przy wypełnianiu obowiązków służbowych.
Komunikacja zewnętrzna
Jakość zewnętrznej komunikacji biznesowej pomaga klientom tworzyć wrażenia na temat firm. Klienci wolą prowadzić interesy z dobrze zarządzanymi, profesjonalnymi organizacjami. Wizualnie atrakcyjne reklamy lub odpowiednio sformatowane listy tracą swoją iskrę, gdy klienci odkrywają błędy gramatyczne. Podczas gdy większość klientów nie zaleje firmy rozmowami telefonicznymi dotyczącymi niskiej gramatyki w korespondencji, będą pamiętać przestępstwa. Niektórzy mogą nawet sprawić, że ich misją będzie ostrzec innych klientów, aby uniknęli przestępców.
