Głównym obowiązkiem agenta ds. Zakupów jest zapewnienie wystarczającej podaży i jakości wymaganych materiałów w najlepszej możliwej cenie. Nacisk kładzie się na jakość, dostępność materiałów, inwestycje w zapasy i ceny. Ustalając cele, agent zakupów powinien nadal koncentrować się na działaniach i wskaźnikach, które zwiększają wydajność w tych czterech obszarach.
Jakość
Cokolwiek kupujemy, oczekujemy jakości. Materiały muszą być zgodne ze specyfikacjami, aby były przydatne. Często koszt złej jakości przekracza rzeczywisty koszt materiału. Niska jakość może prowadzić do utraty kosztów pracy, roszczeń gwarancyjnych, a nawet obrażeń. Przedstawiciel ds. Zakupów powinien dysponować wskaźnikiem jakości dostawcy, aby zapewnić, że wybrani dostawcy spełniają standardy. Metryka powinna uwzględniać liczbę wadliwych produktów otrzymanych od dostawcy jako odsetek całkowitej ilości otrzymanych produktów. Należy ustalić cel z każdym dostawcą. Liczby powinny się poprawiać każdego roku.
Dostępność materiału
Należy zmierzyć dwa aspekty dostępności materiałów. Pierwsze skupia się na tym, ile niedoborów materiałowych występuje. Konieczne jest zmierzenie tego, aby zrozumieć, czy agent zakupu zamawia odpowiednią ilość materiału we właściwym czasie. Jeśli nie, menedżer ds. Zakupów musi interweniować. jeśli w sklepie spożywczym skończy się produkt i będzie on występował przez dwie godziny raz na pięć lat, nie przyciągnie to uwagi, jeśli potrwa trzy dni i będzie występował co dwa tygodnie.
Drugi aspekt to niezawodność dostaw dostawców. Mierzy się to porównując dostawy dostawców z zamówieniami zakupu. Jeśli dostawca dostarczy odpowiednią ilość na czas, zamówienie uważa się za "idealne". Jeśli ilość lub data dostawy nie zgadza się z zamówieniem, zostanie to uznane za "brak". Podobnie jak w przypadku jakości, cele powinny spełniać cele firmy i wykazywać ciągłe doskonalenie.
Inwestycje w inwentaryzację
Podczas gdy agent odpowiedzialny za zakup jest odpowiedzialny za zapewnienie odpowiednich dostaw, ważne jest, aby byli oni również odpowiedzialni za utrzymywanie zapasów na niskim poziomie. Niewiele firm ma nieograniczone zasoby, aby inwestować w zapasy. Dlatego też agent zakupowy musi zapewnić, że całkowita wartość zapasów jest utrzymana w granicach. Najczęstszym pomiarem skuteczności inwentaryzacji są obroty zapasów. Spis zapasów mierzy ile razy w danym roku inwentarza jest całkowicie odwrócił. Na przykład istnieje produkt, który firma wykorzystuje 12.000 sztuk rocznie. W przypadku tego samego produktu w danym momencie w ekwipunku było 1000 jednostek. Obliczona wartość zapasów się zmieni na 12 sztuk (12 000 podzielonych przez 1000). Współczynnik obrotu równy 12 oznacza, że ekwipunek zmienia się raz na miesiąc lub 12 razy w roku. Im wyższy wskaźnik obrotu, tym bardziej efektywne zasoby są wykorzystywane.
cennik
Przy zakupie różnica między standardowym kosztem związanym z przedmiotem a faktyczną zapłaconą ceną nosi nazwę wariancji ceny zakupu lub PPV. PPV jest często mierzalną dla agentów zakupu, aby zrozumieć, jak dobrze lub źle, że agent wykonuje w stosunku do standardów kosztów. Aby zapewnić korzystny PPV, agent zakupowy zaangażuje dostawców w celu usunięcia kosztów z łańcucha dostaw. Przykładem może być przypadek, w którym agent zakupowy obniża cenę, kupując w większej partii, lub gdy agent zakupu był w stanie zlokalizować alternatywne źródło, które mogłoby dostarczyć po korzystniejszej cenie.
