Główną rolą działu zakupów jest pozyskiwanie dostaw lub towarów wykorzystywanych w prowadzeniu działalności gospodarczej. Realizując tę rolę, jej cele obejmują budowanie i utrzymywanie podstawowych relacji z dostawcami, uzyskiwanie najlepszej wartości towarów i koordynowanie wszystkich odpowiednich działań związanych z dokumentacją w sposób dokładny i wydajny.
Buduj i utrzymuj relacje z dostawcami
Historycznie, zakupy w dużej mierze skupiały się na pozyskiwaniu ofert w celu uzyskania jak najniższych kosztów. Jednakże organizacja University of Utah Health Care zauważa w swoich zasadach zamówień publicznych, że od momentu publikacji, konkurencyjne procedury przetargowe są stosowane tylko w razie potrzeby. Zamiast tego wiele firm polega na zakupie działów w celu identyfikacji potencjalnych dostawców, interakcji z nimi i rozwijania opartych na zaufaniu relacji z najlepszymi dostawcami. Takie podejście do relacji wzmacnia wspólne cele dostawcy i nabywcy pozwala na większą elastyczność lub zdolność dostosowywania się kiedy przeszkody utrudniają naturalny przepływ logistyki i dystrybucji.
Uzyskiwanie najlepszej wartości na towarach
Ściśle powiązane z utrzymaniem relacji z dostawcami jest dążenie do uzyskania jak najlepszej wartości towarów. "Najlepsza wartość" oznacza równowagę w uzyskiwaniu rozsądnych stawek i wysokiej jakości produktów. Na przykład reseller potrzebuje dobrych cen, aby generować zyski, ale potrzebuje też towarów o wysokiej jakości, aby przyciągnąć kupujących. W związku z tym, dział zakupów musi porównać punkty cenowe różnych dostawców z jakością ich rozwiązań. Uniwersytet Akron wskazuje w podręczniku zamówień, że scentralizowany dział zakupów ponosi tę odpowiedzialność za zarządzanie zakupami we wszystkich działach organizacyjnych.
Koordynacja odpowiedniej dokumentacji
Procesy zakupowe z natury wiążą się z dużą ilością dokumentacji i dokumentacji. Organizacja University of Utah Health Care zauważa, że rolą działu zakupów jest np. Utrzymywanie plików umów dotyczących wszystkich aktywnych relacji z dostawcami. Czynności związane z zakupami są również powiązane z rachunkowością w organizacjach, które korzystają z oprogramowania do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa, które umożliwiają bezpośrednie powiązanie działań księgowych z istniejącymi zamówieniami zakupowymi i płatnościami na rachunku. W niektórych przypadkach proces jest zautomatyzowany. W związku z tym, dokładność wprowadzania zamówienia i szczegółów transakcji jest równie ważna dla działu zakupów tak jak w przypadku działu księgowości.
