Rachunkowość ręczna polega na używaniu ksiąg papieru i dzienników do rejestrowania transakcji finansowych. Te narzędzia pochodzą z minionej epoki. Księgowi - często nosząc zielone przyłbice i czarne opaski na rękę - będą używać rachunkowości ręcznej, aby utrzymać wynik finansowy dla swoich firm. Obecnie firmy mogą nadal korzystać z ręcznego rozliczania niektórych procesów. Wady mogą jednak osłabić ręczne czynności księgowe.
Zużycie czasu
Procesy księgowe wykorzystujące dziennik papierowy i księgi lub podobne narzędzia wymagają dużego nakładu czasu na wykonanie zadań. Przed zapisaniem wpisów księgowi będą musieli zlokalizować konta i kroniki w systemie. Sprawdzanie sald rachunków i przegląd informacji jest również trudne. Księgowi mogą również musieć przeglądać wiele dokumentów, aby zlokalizować informacje wymagane przez kierownictwo. Kopiowanie tych informacji może być również trudne.
Z zastrzeżeniem błędów
Błędy mogą występować dość często w ręcznych procesach księgowych. Typowe błędy polegają na wprowadzaniu informacji do niewłaściwych kont, przenoszeniu danych lub zapisywaniu informacji do tyłu. Chociaż błędy te występują również we współczesnych systemach rachunkowości, systemy ręczne nie mają wewnętrznych kontroli i sald. Księgowi badający błędy często spędzają kilka godzin na lokalizowaniu i poprawianiu wpisów. Wielu księgowych pracujących w kilku ręcznych księgach rachunkowych może zaostrzyć te problemy.
Brak zabezpieczeń
Brak zabezpieczeń to kolejna wspólna wada ręcznej księgowości. Firmy mogą nie być w stanie uniemożliwić pracownikom przeglądu poufnych danych w księgach i dziennikach papierowych. Pliki skopiowane i przechowywane na komputerze mogą być również mniej bezpieczne. Może to pozwolić pracownikom na nadużycie informacji finansowych poprzez oszustwo lub defraudację. Niezadowoleni pracownicy mogą również nieodwracalnie uszkodzić informacje i zniszczyć ważne dokumenty finansowe.
Niewiele kopii dostępnych
Duże organizacje często uważają, że ręczna księgowość jest trudna ze względu na brak wielu ksiąg i dzienników. Większość firm będzie mieć jeden dziennik na konta do zapłaty, należności, listy płac, środki trwałe i tak dalej. Oznacza to, że tylko jeden księgowy może pracować w dzienniku w dowolnym momencie. Odseparowanie tych ksiąg w subledger może spowodować mniejsze bezpieczeństwo i możliwość duplikowania informacji w systemie księgowym.
