E-mail to niezbędna część wielu miejsc pracy i firm. Biznesowa poczta e-mailowa sprawia wrażenie równie ważnego jak komunikacja twarzą w twarz i może trwać dłużej. Biznesowa poczta e-mail powinna zawsze odzwierciedlać profesjonalizm i mieć cel biznesowy. Łatwo wpaść w złe nawyki e-mailowe, więc ciągła świadomość i czujność w zakresie e-mailowego słownictwa są niezbędne i niezbędne do profesjonalnego wizerunku firmy.
Pole tematu
Pole tematu jest tak samo ważne jak treść wiadomości e-mail. To profesjonalny nagłówek wiadomości e-mail i potrzebuje słów, które to odzwierciedlają. Używaj poprawnej gramatyki w polu tematu bez błędów pisowni i stosuj odpowiednie małe i duże litery. Przekaż cel swojego e-maila w krótkiej, zwięzłej frazie. "O projekcie Winfield", "Wracając do Ciebie na temat Twojego konta", "Pytania dotyczące oprogramowania i czasu obecności" są przykładami tematów biznesowych dla wiadomości e-mail. Nigdy nie używaj slangu, wulgarnego języka, a nawet nieformalnych zwrotów, takich jak "Cześć", "Jak leci?" Lub "Pytanie".
Pozdrowienia i podpisy
Skorzystaj z profesjonalnych powitań i podpisów, aby zachować spójność komunikacji elektronicznej z wizerunkiem profesjonalnej firmy, który chcesz przekazać pocztą e-mail. Nawet jeśli wysyłasz e-maile z długotrwałym, znajomym kontaktem biznesowym, z którym masz częste kontakty, zachowaj pozdrowienia i podpisy profesjonalne i uprzejme. W przypadku nowych i nieznanych kontaktów użyj "Drogi panie Smith" i "Pozdrawiam" na powitanie i podpis. Dla bardziej znajomych kontaktów "Drodzy Amy" i "Doceniam to!" Są bardziej nieformalni, ale wciąż profesjonalni.
Formatowanie, załączniki i pliki sygnatur
Formatowanie w firmowej poczcie e-mail jest zbędne i może spowodować, że e-mail zostanie przyłapany na filtrach antyspamowych. Używaj załączników ostrożnie i tylko z wcześniejszą wiedzą i aprobatą odbiorcy, szczególnie duże załączniki. Pliki sygnatur powinny być tak krótkie, jak to tylko możliwe.
Język i ton
Język i ton wiadomości e-mail powinien być tak profesjonalny jak inne komunikaty pisemne. Korzystaj z uprzejmości, dobrej gramatyki, ortografii, słownictwa i interpunkcji. Używaj wspólnego języka biznesowego, slangu, wulgaryzmów lub nieformalnych zwrotów. Ważne jest, aby w e-mailu używać przemyślanego, przyjaznego tonu. Nie pisz e-maila, gdy jesteś zły, zdenerwowany lub sfrustrowany. Występuje w tonie, nawet jeśli niezamierzony. Dbaj o treść e-maili, tak jak rozmowy telefoniczne i twarzą w twarz ze współpracownikami.
Powiadomienia e-mail
Nie pisz trzech akapitów, gdy wystarczy kilka zdań. Nie używaj e-maili do gaworzenia w złości lub irytacji lub do dyscyplinowania kogokolwiek. Nie wysyłaj wiadomości e-mail w pośpiechu - poświęć czas na ponowne przeczytanie, sprawdzanie pisowni i zweryfikowanie adresu odbiorcy przed wysłaniem. Nie wolno nadużywać kopii węglowej i ślepej kopii wiadomości e-mail. Nie używaj poczty e-mail w pracy do celów innych niż praca.
