Jeśli chodzi o skomplikowany sprzęt, taki jak samochód, zdarzają się błędy. Jednak jako klient zasługujesz na naprawienie tych błędów. Napisz list reklamacyjny jako formalny sposób rozwiązania konfliktu z firmą naprawy samochodów. Nie musisz być emocjonalny ani dramatyczny, aby uzyskać wyniki, na które zasługujesz. Skoncentruj się na utrzymywaniu polubownego związku z biznesem poprzez bycie obiektywnym i sprawiedliwym, gdy szukasz środka zaradczego.
Zaadresuj list do właściwej osoby. Zacznij od menedżera sklepu z odwiedzonej lokalizacji. Jeśli nie otrzymasz remedium od kierownika sklepu, poszukaj kierownika regionalnego. Strukturę organizacyjną firmy można znaleźć, odwiedzając jej stronę internetową lub dzwoniąc do siedziby głównej i prosząc o dane kontaktowe menedżera.
Rozpocznij swój list, określając oś czasu wydarzeń. W sposób szczegółowy wyjaśnij, co się stało, kiedy to się stało i z kim rozmawiałeś. Na przykład: "W piątek, 30 czerwca, odwiedziłem lokalizację przy 123 Maple Street Po rozmowie ze współpracownikiem ds. Sprzedaży Jimem, zgodziłem się na dostrojenie i wymianę oleju, a mnie obciążono w sumie 100 USD."
Wyjaśnij problem. Bądź tak opisowy, jak to możliwe. Na przykład: "Po wyjściu ze sklepu zauważyłem brzęczący hałas pod maską, gdy samochód pracował na biegu jałowym."
Powiedz firmie dokładnie, co chcesz zrobić, aby zaradzić tej sytuacji. Na przykład: "Chciałbym otrzymać pełny zwrot kosztów za usługi w twoim sklepie, jak również 45 $ potrzebne do naprawy szkód, które miały miejsce w twoim sklepie." Zachowaj uczciwość wobec zalecanego środka zaradczego. Nie próbuj naprawiać przedniego zderzaka, jeśli nie jest on bezpośrednio związany z naprawami, które otrzymałeś w sklepie.
Użyj obiektywnego języka. Pisząc list, nie używaj języka, który jest zapalny. Nie obrażaj personelu ani firmy. Nie stwarzaj też zagrożeń dla firmy lub personelu. Po prostu określ fakty i środki, które uważasz za słuszne.
Dołącz dokumentację. Dołącz kserokopię faktury za pracę wykonaną w sklepie. Dołącz obrazy, które wykonają kopię zapasową roszczenia. Ponadto, jeśli odwiedzasz innego mechanika, a nowy mechanik może napisać, że usługa była wynikiem wadliwej poprzedniej naprawy, dołącz tę dokumentację. Pamiętaj, aby dołączyć kserokopie i przechowywać oryginały w bezpiecznym miejscu.
Bądź pozytywnie nastawiony. Jeśli jest coś, co lubisz w firmie, lub jeśli masz historię bycia klientem, dołącz tę informację. Firma jest bardziej skłonna do bycia otwartą, jeśli może utrzymać cię jako klienta.
Dodaj swoje dane kontaktowe, aby firma mogła dotrzeć do Ciebie. Dodaj numer telefonu i adres e-mail, aby uzyskać najbardziej szybką odpowiedź.
Wskazówki
-
Skorzystaj z formatu listu biznesowego podczas pisania do firmy.
