Jeśli jesteś właścicielem firmy, ważne jest, aby mieć aktualną listę swoich zasobów reklamowych. Zapasy są uznawane za aktywa biznesowe i powinny być wymienione w dokumentacji finansowej. Potrzebujesz tych informacji, aby dokładnie obliczyć, ile potrzebujesz ubezpieczenia w przypadku kradzieży, pożaru, powodzi lub innego incydentu, który może wpłynąć na twoje zapasy. Jeśli zdarzy się incydent, lista zapasów pomoże ci w złożeniu wniosku o ubezpieczenie.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Komputer
-
Oprogramowanie
Zdecyduj, jakiego rodzaju oprogramowania komputerowego chcesz używać do rejestrowania i aktualizowania swoich zasobów. Wiele firm używa arkusza kalkulacyjnego Excel, aby wyświetlać swoje pozycje w ekwipunku.
Wprowadź informacje, takie jak opis każdego przedmiotu; ilości przedmiotów; numery seryjne urządzeń; nazwa producenta; Cena zakupu; i datę zakupu. Każdy rodzaj działalności będzie zawierał różne rzeczy. Kancelaria może mieć tylko sprzęt biurowy; firma budowlana może mieć spycharki, ciężarówki, przyczepy i narzędzia; sklep spożywczy może mieć kasy, półki, lodówki, zamrażarki i produkty spożywcze, które sprzedają. Duży sklep lub firma może potrzebować codziennie magazynować przedmioty; małe biuro może potrzebować inwentaryzacji sprzętu tylko raz w roku. Nie wszystko musi zostać zinwentaryzowane. Materiały biurowe, takie jak papier, długopisy i spinacze biurowe, nie muszą być zinwentaryzowane (chyba że masz sklep z artykułami biurowymi). Zasadniczo należy spisywać wszystko, co uwzględnisz w raporcie ubezpieczeniowym.
Dołącz zeskanowane kopie pokwitowań z pierwotnego zakupu do zapisów komputerowych.
Dołącz zeskanowane lub cyfrowe kopie zdjęć z twojego ekwipunku do twoich zapisów komputerowych. Na przykład rób zdjęcia komputerów, kopiarek, samochodów, ciężarówek, biżuterii (jeśli posiadasz sklep jubilerski), maszyny itp.
Zapisz zapisy komputera w bezpiecznej lokalizacji, do której hasło będzie wymagane. Podaj tylko te hasła tym, którym ufasz.
Upewnij się, że masz pewną liczbę kopii swoich zapasów przechowywanych poza terenem zakładu w bezpiecznym miejscu. Przekaż elektroniczną kopię swojego ekwipunku swojemu prawnikowi, księgowemu i agentowi ubezpieczeniowemu.
Rozważ umieszczenie w swoim banku sejfu, w którym możesz przechowywać drukowane i elektroniczne kopie zapasów.
