Noty debetowe i faktury są wykorzystywane w procesie księgowym, aby pomóc firmom w śledzeniu sprzedaży. Podczas gdy noty debetowe zajmują się wierzytelnościami, faktury dotyczą głównie ukończonej sprzedaży, w której pieniądze już zmieniły właściciela. Niezależnie od tego, czy używana jest nota debetowa czy faktura, ważne jest, aby wszystkie stosowne informacje zostały zawarte w dokumencie, aby można było z nich korzystać w procesie księgowym w przyszłości.
Nota debetowa
Nota debetowa to zawiadomienie wysłane do klienta w celu ostrzeżenia jej o zaległej płatności. Firmy mogą używać noty debetowej jako prekursora do przesyłania zaległych kont do kolekcji, jako ostrzeżenia, że konto wkrótce stanie się nieaktualne lub aby przypomnieć klientowi zniżkę za wcześniejszą płatność.
Faktura
Faktury służą do rejestrowania transakcji sprzedaży. Na przykład, jeśli firma jest na targach lub konferencji i dokonuje sprzedaży, kupujący i firma otrzymują kopię faktury, aby obie strony wiedziały, co zostało sprzedane, kiedy i za ile. Faktury są również dołączane do elementów sprzedaży, które są wysyłane do klientów.
Różnice
Nota debetowa to informacje o wcześniejszej transakcji, która pozostaje niezapłacona, podczas gdy faktura rejestruje transakcję sprzedaży, która została zakończona. Noty debetowe są oparte na rachunkach należnych, podczas gdy faktury są używane do sprzedaży, za które została już dokonana płatność.
Przykłady użycia
Jeśli konto klienta jest przeterminowane, firma może wysłać notę debetową do klienta, aby przypomnieć mu o nadzorze na koncie. Nota powinna zawierać zakupioną pozycję lub przedmioty, datę zakupu, cenę zakupu, pierwotny termin płatności oraz ewentualne opłaty finansowe, które mogły zostać naliczone na wcześniejszej zapłacie. Przykładem faktury jest fakt, że sprzedaż jest dokonywana, a klient żąda szczegółowego rachunku. Faktura obejmuje zakupiony przedmiot, cenę sprzedaży, datę sprzedaży i metodę płatności.
