Właściciele firm i usługodawcy często rezygnują z zakupów. Na przykład, jeśli jesteś projektantem stron internetowych, a projekt, nad którym pracujesz, wymaga więcej czasu i wysiłku, niż Ci się wydawało, możesz naliczyć więcej opłat. W takim przypadku warto wydać notę debetową lub notę debetową klientowi. Dokument ten jest szeroko stosowany we wszystkich gałęziach przemysłu w zakresie przyrostowych rozliczeń, transakcji bankowych i innych.
Wskazówki
-
Memorandum debetowe lub nota debetowa to formularz wystawiony przez sprzedawców, aby powiadomić klientów o tym, że nie zostali oni obciążeni wystarczającymi opłatami. Ma on rolę do zarządzania saldem należnym na konkretnej fakturze i do korygowania błędów rozliczeniowych.
Co to jest memorandum debetowe?
Załóżmy, że posiadasz agencję marketingu cyfrowego, a jeden z Twoich klientów żąda dodatkowych usług po złożeniu zamówienia.Możesz wystawić notę debetową lub nową fakturę obejmującą te usługi. Jeśli wybierzesz opcję pierwszą, konieczne jest zarejestrowanie noty debetowej w miesięcznym zestawieniu należności.
Banki wystawiają noty debetowe, aby powiadamiać klientów o opłatach za spłatę kredytu, odsetki, opłaty za odesłane płatności, obciążenia debetowe i kredytowe DDA i tak dalej. Ten dokument może być również używany do pobierania prowizji lub kompensowania salda kredytowego pozostającego na koncie klienta. Pomyśl o tym jako o nieformalnej fakturze.
Debetuj a kredyty
Jako właściciel firmy ważne jest, abyś rozumiał różnicę między notami debetowymi i kredytowymi. Ta ostatnia służy do zmniejszenia kwoty, którą kupujący ma wobec dostawcy. Kupujący odnotowują tę redukcję salda zobowiązań, podczas gdy sprzedawcy rejestrują to w saldzie należności.
Ogólnie rzecz biorąc, firmy wydają notę kredytową, gdy opłaty pobierane od klienta są zbyt wysokie. Na przykład fabryka może wystawić fakturę w wysokości 2 000 USD za 200 sztuk towarów, gdzie każda jednostka kosztuje 10 USD. Kupujący informuje fabrykę, że pięć sztuk jest uszkodzonych. W takim przypadku fabryka może wystawić notę kredytową w wysokości 50 USD i zarejestrować transakcję w swoich należnościach.
Kwota podana w notatce kredytowej może zostać zwrócona kupującemu lub zastosowana do zakupu. Podobnie jak w przypadku noty debetowej, ten dokument zwykle dotyczy poprzedniej faktury. Oba dokumenty mają za zadanie korygować błędy rozliczeniowe i błędy faktury.
Tworzenie noty debetowej
Notę debetową można stosunkowo łatwo utworzyć. Najpierw określ, ile pieniędzy ma twój klient. Następnie wybierz format, taki jak odcinek płatności lub list napisany. Uwzględnij następujące informacje w nocie debetowej:
- Nazwa klienta i informacje biznesowe
- Twoja nazwa firmy i dane kontaktowe
- Numer rejestracji podatkowej Twojej firmy
- Numer referencyjny klienta (opcjonalnie)
- Numer i data faktury
- Krótki opis nabytych towarów lub usług
- Kwota należna od kupującego
- Warunki płatności, w tym wszelkie późne opłaty, które mogą mieć zastosowanie
Podaj powód, dla którego wystawiasz notę debetową. Opisz, co jest winne i dlaczego. Użyj profesjonalnego dźwięku. Jeśli nota obciążeniowa jest powiązana z poprzednią fakturą, umieść jej numer w notatce. W zależności od preferencji możesz użyć arkusza kalkulacyjnego, edytora tekstów, oprogramowania rozliczeniowego lub szablonów notatek debetowych. Wiele stron internetowych, takich jak Smartsheet, Template.net i Biztree, udostępnia darmowe szablony, które można dostosować do własnych potrzeb. Wszystko, co musisz zrobić, to wypełnić, pobrać i wydrukować formularz.
Kiedy skończysz, wyślij notę debetową do swoich klientów. Jeśli nie zapłacą na czas, utwórz i wyślij kolejną notę debetową. Rozważ skorzystanie z oprogramowania takiego jak QuickBooks, aby zachować dokładne zapisy swoich not debetowych i kredytowych, faktur i innych dokumentów finansowych.
