Żadna operacja biznesowa nie jest idealna. Jest szansa, że w pewnym momencie kariery możesz napotkać problem, którym należy zaradzić przy wyższym poziomie zarządzania. Wiele firm zachęca do stosowania raportów dotyczących skarg jako właściwej metody formalnego zgłaszania reklamacji. Raporty te są zwykle wykorzystywane do rozwiązywania niezadowalających transakcji lub warunków dotyczących firmy. Prawidłowe sporządzenie raportu o skardze jest kluczem do tego, aby twoje obawy zostały wysłuchane, a problem usunięty.
Zajmij się tłem sytuacji. Podaj kluczowe informacje, takie jak stanowisko i powód pisania. Podaj zwięźle przyczynę niezadowolenia.
Postępuj zgodnie z tłem z bardziej szczegółowym opisem problemu. Zgłoś obiektywne fakty. Opisz wynikające skutki problemu.
Komunikuj to, co uważasz za satysfakcjonujące rozwiązanie. Wyjaśnij, czego oczekujesz od drugiej strony, aby zaradzić tej sytuacji.
Dodaj ostrzeżenie, jeśli uważasz, że jest to konieczne. Możesz poinformować o konsekwencjach, jeśli druga strona nie uczestniczy w rozwiązaniu problemu. Ten krok jest opcjonalny, oparty na twoich relacjach z drugą stroną i nasileniu problemu.
Zakończ grzeczną konkluzją, która wyraża twoje optymistyczne spojrzenie na sytuację. Poinformuj o chęci rozwiązania problemu, aby przynieść korzyści obu stronom.
Wskazówki
-
Pamiętaj, aby użyć grzeczności w całym liście. Powstrzymaj się od obrażania drugiej strony lub brzmiącej wrogości.
