Wirtualni asystenci pracują jako niezależni wykonawcy oferujący usługi biurowe i różnorodne usługi podobne do sekretariatów zatrudnionych w biurze, asystentów administracyjnych i personelu biurowego. Zwykle pracują w domowym biurze wyposażonym w faks, komputer, biurko, drukarkę i dostęp do Internetu. Typy oprogramowania wymagane przez wirtualnych asystentów zależą od ich branży. Wszyscy wirtualni asystenci używają ogólnego zestawu oprogramowania do świadczenia usług i zarządzania firmą.
Publikowanie pulpitu
Oprogramowanie do publikowania pulpitu obejmuje edytor tekstu, prezentację, arkusz kalkulacyjny i oprogramowanie bazy danych. Wirtualni asystenci pracujący w branży marketingowej wymagają publikowania programów do tworzenia ulotek, stron internetowych, pocztówek, zaproszeń i różnego rodzaju publikacji. Inne wymagania obejmują dodatek dołączony do edytora tekstu, sprawdzania pisowni i gramatyki, tezaurusa, słownika i tłumacza języka.
Transkrypcja
Transkrypcja składa się z nagrywania i pisania dyktowania; Programy do transkrypcji ułatwiają odtwarzanie nagranej komunikacji. Asystent wirtualny może zatrzymać, uruchomić, przewinąć i wstrzymać nagrywanie. Możesz wysłać nagrany transkrypt przez e-mail, tak jak jest lub jako skompresowany plik. Od 2011 roku popularne formaty to MP3 i WMV. Kilka programów nagrywających jest kompatybilnych z różnymi formatami.
Księgowość
Zarządzanie działalnością wirtualnego asystenta wymaga oprogramowania księgowego i rozliczeniowego. Wirtualni asystenci specjalizujący się w księgowości powinni stosować system księgowy "wszystko w jednym". Asystenci ci mogą tworzyć faktury, oferty i propozycje; rekordowe płatności; i śledzenie czasu pracy z jednym programem lub różnymi programami do publikowania pulpitu.
Porozumiewanie się
Oprogramowanie komunikacyjne to kolejna konieczność dla wirtualnych asystentów. Dostępne oprogramowanie do faksowania i poczty elektronicznej oferuje personalizację i gotowe szablony. Wirtualni asystenci mogą wybrać szablon, który pasuje do ich wizerunku biznesowego. Korzystanie z usługi telefonii internetowej obniży koszty rachunków za połączenia międzystrefowe i miesięczne. Korzystanie z programów pocztowych i faksowych online wymaga dobrego połączenia internetowego.
