Wiele firm wydaje kontrole z działu zobowiązań w celu wywiązania się z zobowiązań finansowych. Te zobowiązania finansowe obejmują płatności dostawców, płatności odsetkowe na rzecz pożyczkodawców lub zobowiązania z tytułu podatków rządowych. Dział zobowiązań księgowych otrzymuje fakturę lub wniosek czekowy, którego używa do sporządzenia kopii zapasowej płatności. Czeki oferują szereg korzyści dla firm.
Papierowy szlak
Jedną z zalet korzystania z czeków jest ślad papierowy pozostawiony przez czek. Każda kontrola tworzy dokument papierowy, który zawiera szczegóły, kto otrzymał płatność, dzień, w którym dokonano płatności, oraz kwotę płatności w dolarach. Firma może sprawdzić, kiedy czek sprawdził bank wraz z informacją o tym, kto podpisał czek. Ścieżka papierowa utworzona przy pomocy czeku pozwala na utrzymanie dokumentacji. Niektóre firmy stosują podwójne kontrole, zachowując kopię czeku dla własnych rekordów. Pracownicy tych firm mogą odsyłać do wcześniejszych czeków w przypadku pojawienia się pytań.
Bezpieczeństwo
Kontrole papierowe mają tę zaletę, że zwiększają bezpieczeństwo przesyłek pocztowych. Tylko wymieniony odbiorca może przedstawić czek papierowy do zapłaty. Jeśli odbiorca zaprzecza otrzymaniu czeku, firma może skontaktować się z bankiem, aby sprawdzić, kto przedstawił czek. Wszelkie rozbieżności można rozwiązać bezpośrednio w banku. Także niektórzy właściciele małych firm mogą rozważyć płacenie sprzedawcom lub pożyczkodawcom gotówką. Gotówka nie dostarcza żadnego dowodu na piśmie, że płatność została dokonana i pozostawia właściciela firmy otwartego na ponowne obciążenie za tę kwotę.
Kontrola
Kontrole papierowe zapewniają przedsiębiorstwu możliwość kontrolowania dokonanych płatności. W dziale księgowym istnieje kilka środków kontrolnych, które zapewniają, że kontrole są zapisywane do właściwego odbiorcy w odpowiedniej wysokości. Jeden pracownik może upoważnić do sprawdzenia, które zostanie napisane po przejrzeniu dokumentacji kopii zapasowej. Inny pracownik faktycznie drukuje czeki. Starszy kierownik podpisuje czeki. Dzięki temu trzej pracownicy mogą uczestniczyć w procesie płatności czekiem, minimalizując ryzyko błędów i oszustw. Firmy korzystają również z kontroli ponumerowanych. Wstępnie ponumerowane kontrole pozwalają firmie natychmiast zidentyfikować brakujące kontrole i podjąć działania, aby uniemożliwić realizację tych czeków.
Pływak
Końcowa korzyść z używania sprawdzeń obejmuje float. Float odnosi się do czasu, który upływa, gdy firma wydrukuje czek, dopóki pieniądze nie opuszczą konta bankowego firmy. W wielu przypadkach float istnieje tylko przez jeden dzień. Jednakże firma zarabia na ten dodatkowy dzień przed wystawieniem czeku do zapłaty.
