Udokumentowanie wewnętrznych kontroli i procesów może stanowić wyzwanie. Złożone procesy prezentowane są w łatwym do zrozumienia stylu i nie jest to proste zadanie. Musisz mieć doskonałe umiejętności komunikacyjne, zarówno ustne, jak i pisemne, aby wykonywać dobrą robotę. Kroki w celu stworzenia dobrej dokumentacji obejmują rozmowy z pracownikami, obserwację, ocenę i organizację. Ważnym aspektem tworzenia dokumentacji jest późniejsza modyfikacja. Procesy zmieniają się, w wyniku czego dokumenty również muszą się zmieniać.
Wywiad pracowników. To pierwszy krok w tym procesie. Nie twórz założeń i zadawaj pytania, aby dokładnie sprawdzić swoje zrozumienie. Poproś pracowników o pokazanie, o czym mówią. Jeśli ktoś musi zatwierdzić papier, poproś go o przeczytanie. Niektórzy ludzie lubią używać magnetofonu, a następnie przepisują informacje. Może to być dobry pomysł, jeśli ktoś mówi i pokazuje proces w tym samym czasie z dużą ilością szczegółów. "Pokaż i powiedz" jest drogą do zrobienia.
Obserwuj swoje otoczenie. Jeśli proces polega na dołączaniu faktur do sprawdzania żądań, na przykład zapisz, czy faktycznie tak się dzieje. Wiele razy ludzie mówią ci właściwy sposób robienia pewnego procesu, ale to nie znaczy, że tak postępuje. Ponieważ dokumentujesz rzeczywistość, obserwowanie procesu może być cenne, aby dodać dobre informacje, które nie są oczywiste podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Zajrzyj do wypełnień szafek i zwróć uwagę, jakie dokumenty mają ludzie przy biurkach.
Oceniaj efektywność procesu podczas jego dokumentowania. Jeśli zauważysz, że procesy nie działają lub są wykonywane dwukrotnie, zrób notację. Jest to najlepszy sposób, aby dodać wartość do procesów dokumentowania pracy. Kiedy oceniasz proces, patrzysz na niego obiektywnie i możesz sugerować ulepszenia. Podczas tworzenia zaleceń należy przestrzegać protokołu. Pamiętaj: jeśli procesy ulegną zmianie z powodu twoich rekomendacji, będziesz musiał udokumentować udoskonalone procesy - nie tylko te stare.
Dokumentacja pliku w segregatorach i online w folderach. Posiadanie szablonów do standaryzacji dokumentacji pomaga w utrzymaniu łatwości czytania. Każdy segregator lub folder powinien mieć indeks z informacjami o obszarze. Na przykład, możesz mieć segregator na temat zobowiązań, gdzie możesz umieścić narracje i schematy blokowe dokumentujące proces. Możesz mieć inny segregator o Payroll, a jeszcze inny o Accountivivable. Oddzielenie dokumentacji od procesów może pomóc użytkownikom w znalezieniu informacji. Miej tę samą organizację na wszystkich segregatorach, jeśli chodzi o kolejność dokumentacji, spis treści z przodu itd. Jest to bardzo ważne, gdy trzeba wprowadzić zmiany i szybko znaleźć konkretny przedmiot.
Wskazówki
-
Użyj programu Word lub innego programu, aby utworzyć dokumentację.
Zastanów się nad oprogramowaniem do dokumentacji specyficznym dla Twojej branży, które pozwoli Ci zaoszczędzić czas na pisanie i organizowanie. Rozważ robienie narracji i schematów, aby poprawić przejrzystość. Unikaj żargonu lub inicjałów
Inne rozważania obejmują: Napisz krótkie zdania i unikaj biernego głosu; nie upiększ go ani nie zakładaj sądów. Na przykład nie pisz o miłym recepcjonistce. Napisz o recepcjonistce. Nie używaj prawdziwych nazwisk osób - zawsze używaj nazw pozycji i zachowuj je spójne w całej dokumentacji; poprosić kierownika lub przełożonego o przeczytanie dokumentacji, aby upewnić się, że jest poprawna; i pamiętaj o poufnych informacjach w dokumentacji. Nie pokazuj przykładów podpisów czeków ani nie pokazuj w nich poufnych informacji o płacach.
Ostrzeżenie
Uważaj na użytkowników swojej dokumentacji. Mogą to być nie tylko osoby wewnętrzne, ale także audytorzy i inne zainteresowane strony. To bardzo widoczne. Upewnij się więc, że twoja praca nie zawiera żenujących błędów gramatycznych lub ortograficznych.
