Organizacje mają zachęty do monitorowania swoich operacji płacowych. Oprócz oszustw, które wyczerpują zasoby, obowiązują przepisy dotyczące podatków, zatrudnienia i prywatności danych, które niosą prawne i finansowe konsekwencje niezgodności. Audyty płacowe potwierdzają dokładność płac, identyfikują słabe powiązania w przetwarzaniu listy płac i zapewniają, że procedury i polityki odszkodowawcze minimalizują ryzyko. Służą również jako kontrola krzyżowa, w której uwzględniono poprzednie ustalenia z audytu. Niezależnie od tego, czy jest prowadzony przez zespół wewnętrzny, czy też firmę audytorską, lista kontrolna audytu płacowego obejmuje kluczowe kategorie.
Weryfikuj rekordy zatrudnienia
Listy płac koncentrują się wokół pliku głównego każdego pracownika oraz zapisów dotyczących wysokości wynagrodzenia przypisanego pracownikowi. Czynniki, które są brane pod uwagę to liczba pracowników, kwalifikacja świadczeń, status zatrudnienia i roczne zarobki. Audyty płacowe porównują zawartość plików z wydanymi zarobkami, śledzą zmiany i zmieniają autoryzacje oraz sprawdzają środki bezpieczeństwa, takie jak dostęp. Audyt pliku głównego potwierdza również, że wypłacane są tylko aktywne, kwalifikujące się osoby, i sprawdza terminowość transakcji separacji pracowników.
Zbadaj pasy płacowe
Audytor płacy chce zapewnić, że wynagrodzenie brutto i wszelkie odliczenia wypłaty zostały poprawnie obliczone. U źródła, składki emerytalne, premie składkowe i dodatki muszą zostać zweryfikowane. Audytorzy dokonują przeglądu pensji i pożyczek dla pracowników, odnotowując istnienie pisemnej polityki, odpowiedniej dokumentacji oraz kontroli administracyjnych i sald. Premie i prowizje są porównywane z programami sprzedaży i motywacyjnymi oraz odpowiednimi zasadami i procedurami. Odroczone rekompensaty, takie jak płatne urlopy w innym okresie rozliczeniowym, również zasługują na uwagę audytora.
Monitoruj transakcje mierzenia czasu
Godziny przepracowane muszą być udokumentowane, w formie papierowej lub elektronicznej, aby pracownicy mogli otrzymywać należne wynagrodzenie. Płatny czas wolny może być powiązany z godzinami pracy wymagającymi audytu wynagrodzenia chorobowego, urlopu osobistego, płatnego urlopu wojskowego i dni urlopu. Czas kontroli audytu płac ujawni nadpłaty, niedopłaty i rozbieżności w procedurach podpisywania, które zostały wprowadzone w celu ograniczenia nieuczciwego raportowania czasu.
Zweryfikuj wydatki na zatrudnienie
Ulepszone raporty wydatków, które podnoszą koszty wynagrodzeń i prawdopodobnie naruszają przepisy Urzędu Skarbowego, mogą zostać ujawnione podczas audytu płac.Oprócz zapewnienia, że wnioski o zwrot kosztów będą zgodne z polityką firmy i procedurą zatwierdzania, biegli rewidenci sprawdzają rachunki i obliczają sumy wydatków pod względem dokładności. Przegląd rachunków lub miejsc powstawania kosztów, które odpowiadają płatnościom za podróże i inne wydatki związane z zatrudnieniem, zapewnia, że sprawozdania finansowe przedstawiają dokładne wartości kosztu sprzedanych towarów, robocizny i zapasów.
