Lista kontrolna ISO 9001 jest narzędziem, jednym z wielu w przyborniku audytora, służącym do oceny systemu zarządzania jakością w organizacji. Rozważ analogię porównującą SZJ z planem cieśli i audytorem z inspektorem budowlanym. Celem jest ocena pracy, która jest wykonywana w porównaniu do tego, jak plan mówi, że należy to zrobić, a także w porównaniu z kodeksami budowlanymi - lub, w tym przypadku, wymaganiami ISO 9001. Listy kontrolne powinny być zaprojektowane, aby pomóc w tej ocenie, a nie w celu zwiększenia biurokracji.
Przegląd dokumentacji
Listę kontrolną można zaprojektować w celu przeprowadzenia przeglądu dokumentacji. Po potwierdzeniu, że procedura kontroli dokumentacji w organizacji spełnia wymagania normy ISO 9001, zaprojektuj listę kontrolną, pobierając określone elementy z tej procedury. Skup się na pytaniach dotyczących samej kontroli dokumentów, mając tylko jedno lub dwa pytania dotyczące wymagań ISO 9001 związanych z kontrolowanym procesem. Wystarczy zapytać: "Które z klauzul ISO 9001 mają zastosowanie do procesu ABC?" i "Czy proces ABC spełnia te wymagania?" Nie jest konieczne przepisywanie całego standardu jako pytań na listach kontrolnych.
Odpowiedzialność za zarządzanie i zaangażowanie
Lista kontrolna może być zaprojektowana specjalnie do audytu zarządzania. Lista kontrolna może zidentyfikować każdą klauzulę, która określa wymóg jako bezpośrednią odpowiedzialność najwyższego kierownictwa i innych istotnych elementów, takich jak planowanie zasobów ludzkich i infrastruktury. Ta lista kontrolna może być używana początkowo podczas rozmowy kwalifikacyjnej, a następnie przeprowadzana w trakcie audytu, ponieważ dowody są oceniane w całej organizacji.
Szkolenia i kompetencje
Lista kontrolna może zachęcić audytorów do zapamiętania powszechnie stosowanych wymagań, takich jak szkolenia i kompetencje. Gdy śledzimy ścieżkę audytu obejmującą inne klauzule, wymagania te mogą czasem zostać przeoczone i wymagają dalszych działań przed zamknięciem audytu. Lista kontrolna może pomóc w upewnieniu się, że kontrolerzy szukają dowodów na to, że pracownicy są kompetentni do wykonywania powierzonych im zadań w oparciu o wykształcenie, szkolenia, umiejętności i doświadczenie. Równie ważne jest potwierdzenie, że plany działania są opracowywane i przeprowadzane w celu zapewnienia, że pracownicy osiągną wymagany poziom kompetencji.
Outsourced Processes
Listy kontrolne powinny obejmować procesy zlecane na zewnątrz. Można to połączyć z powszechnie stosowanymi wymaganiami wymienionymi powyżej. Powiedzenie "poza zasięgiem wzroku, z głowy" może sprawić, że zarówno jednostki kontrolowane, jak i audytorzy zapomną, że magazynowanie programów A, B i C nadal odbywa się na miejscu, ale w przypadku Programu X ta funkcja jest teraz wykonywana przez zewnętrznego dostawcę usług logistycznych.. ISO 9001 wyraźnie wymaga, aby procesy zlecane na zewnątrz były kontrolowane, aby zapewnić, że spełniają one własne wymagania QMS organizacji.
Monitorowanie i pomiary
Listy kontrolne powinny uwzględniać efektywność procesu pomiarowego i monitorowanie trendów w celu oceny zdolności SZJ. Środki mogą zawierać złożone dane z kontroli procesów statystycznych lub mogą być tak proste, jak liczba wewnętrznych lub zewnętrznych skarg klientów. Listy kontrolne powinny umożliwić audytorom określenie, jakie dane są stosowane i jakie trendy ujawniły te dane od czasu poprzedniego audytu. Listy kontrolne powinny również przypominać audytorom, aby poszukiwali dowodów działań podjętych w celu skorygowania negatywnych tendencji.
Dodać wartość
Listy kontrolne kontroli powinny raczej dodawać wartość niż istnieć tylko w celu spełnienia wymogu procesu audytu wewnętrznego. Dla audytora ważniejsze jest śledzenie ścieżki audytu, która pojawia się podczas audytu, niż stosowanie się do listy kontrolnej. Niedoświadczeni audytorzy mogą stracić z oczu takie szlaki, gdy polegają zbyt mocno na listach kontrolnych.
