Działy księgowe zazwyczaj "zamykają" książki pod koniec okresu księgowego, zwykle co miesiąc. Koniec kwartału i koniec roku są szczególnie znaczące, ponieważ okresy te są również terminami składania sprawozdań przez Komisję Papierów Wartościowych i Giełd dla spółek notowanych na giełdzie. Raporty finansowe są generowane na kwartały i na koniec roku do wykorzystania przez kierownictwo i akcjonariuszy do podjęcia impulsów spółki. Gdzie rachunki "bliskie" zależą od charakteru zastosowanego systemu księgowego i rodzaju rachunku.
Zamknięcia konta
Pod koniec każdego okresu księgowego pracodawcy zamykają rachunki tymczasowe za dany okres. Każde konto jest podawane do księgi głównej, w której przechowywane są konta stałe lub rzeczywiste. Rachunki rzeczywiste to te, które określa się w bilansie: aktywa, pasywa i kapitały własne. Rachunki te nigdy się nie zamykają, ponieważ ich salda są przenoszone na kolejny okres. Rachunki tymczasowe rozpoczynają się od salda zerowego każdego miesiąca po zamknięciu.
Rachunki dystrybucyjne, przychodów i wydatków
Rachunki dystrybucyjne, przychodowe i rozliczeniowe są rachunkami używanymi do zbierania informacji przez cały okres, którego saldo końcowe za dany miesiąc jest zamykane na odpowiedni stały rachunek. Każde z tych kont rozpoczyna się od zera na początku miesiąca, a po przeniesieniu aktywności miesiąca w postaci liczby zeruje się podczas zamykania. Rachunki przychodów obejmują wszystkie przychody wygenerowane w danym okresie. Rachunki wydatków obejmują wszystkie różne wydatki skategoryzowane niezależnie, takie jak czynsz, narzędzia, płace i inne. Rachunki dystrybucyjne obsługują wypłaty na rzecz udziałowców i są uznawane za konta "kapitałowe".
Konta dystrybucyjne
Konto dystrybucyjne reprezentuje aktywność dystrybucji dokonanych w ciągu miesiąca. Może to obejmować płatności kapitałowe na rzecz akcjonariuszy lub dywidendy dla akcjonariuszy. Rachunki dystrybucyjne zbliżają się do rachunku zysków zatrzymanych. Miesięczna aktywność jest ujmowana na rachunku dystrybucyjnym i zasilana na rachunek zysków zatrzymanych na koniec okresu obrachunkowego. Rachunek dystrybucyjny (może być nazwany dowolną nazwą, w zależności od systemu księgowego firmy) rozpoczyna miesiąc z saldem zerowym. Jeśli w danym miesiącu nie będzie aktywności, nic nie zostanie przeniesione. Jeśli istnieje działanie, saldo końcowe przenosi się na rachunek zysków zatrzymanych.
Zatrzymane zyski
Rachunek zysków zatrzymanych reprezentuje kapitał własny posiadany przez akcjonariuszy spółki. Jest to stałe konto rozpoczęte w momencie formowania spółki i obejmuje skumulowane dochody spółki zmniejszone o wypłaty dla partnerów i akcjonariuszy. Każdego miesiąca dystrybucja płatności kapitałowych jest zbliżana do tego rachunku. Saldo na tym koncie jest tym, co firma zarobiła, ale jeszcze nie wypłacona akcjonariuszom. Akcjonariusze mogą zdecydować, że nie będą otrzymywać wypłat dywidendy, a zamiast tego mogą zezwolić na zwiększenie ich wartości. Rachunek zysków zatrzymanych jest aktualizowany z roku na rok, a saldo kredytowe na tym rachunku umożliwia firmie pozycję finansową w celu sprostania rosnącym kosztom prowadzenia działalności.
