Wyjazdy służbowe są niezbędne do utrzymania dobrej koniunktury. Podróżowanie do różnych miejsc w celu uczestniczenia w konferencjach lub nawet w celu poznania starych i nowych klientów to tylko niektóre z powodów, dla których ludzie wybierają się w podróż służbową. Aby udać się w podróż służbową, ważne jest mądrze zaplanować.
Przedmioty, które będą potrzebne
-
Date book lub journal
-
Lista kontaktów lub książka adresowa
-
Laptop
-
PDA
-
Komórka
-
Napęd flash, dyski kompaktowe lub dyskietki
-
Miejsca konferencji i spotkań
Planować naprzód. Po ustaleniu daty podróży służbowej konieczne jest planowanie z wyprzedzeniem. Często podróż służbowa odbywa się w miejscu położonym dalej niż lokalny hub. Zarezerwuj zakwaterowanie w podróży, które może obejmować podróże lotnicze, hotel i rezerwacje samochodów w trybie zaawansowanym. Jeśli planujesz wziąć udział w dużych konferencjach, na których na pewno będzie uczestniczyć wiele osób z różnych zakątków świata, upewnij się, że robisz to z wyprzedzeniem co miesiąc, aby nadal otrzymywać potwierdzenie zakwaterowania w podróży oraz konferencji samo.
Wyznacz cele przed wyjazdem w podróż służbową. Co chciałbyś osiągnąć po przybyciu do miejsca docelowego? Chcesz być jak najbardziej produktywny przez bardzo krótki czas. Zarządzanie czasem jest kluczem do upewnienia się, że osiągasz swoje cele.
Konfiguruj spotkania. Wyjazdy służbowe kosztują firmy, które płacą za zakwaterowanie w podróży oraz za jedzenie. Warto, uderzając w więcej niż jednego ptaka jednym kamieniem. Postaraj się zaplanować kilka spotkań, aby spotkać się z klientami, dostawcami i innymi kluczowymi kontaktami biznesowymi. Jeśli masz pracowników, którzy zgłaszają się do ciebie w tej samej lokalizacji, w której bierzesz udział w konferencji, postaraj się spotkać z nimi osobiście.
Skonfiguruj zadania i rezultaty przed podróżą. Na przykład, jeśli prowadzisz konferencję samemu, upewnij się, że sprzęt, z którego będziesz korzystać, taki jak ekran projekcyjny, projektory i mikrofony, został zarezerwowany razem z salą konferencyjną. Skontaktuj się z lokalnym administratorem w odwiedzanym oddziale lub personelem pomocy technicznej, aby upewnić się, że masz miejsce do pracy z odpowiednimi połączeniami z siecią i telefonem. Jeśli przed przyjazdem mają zostać wykonane pewne zadania przez niektóre osoby, które biorą udział w spotkaniu, ustaw je na tygodnie, aby zapewnić im wystarczającą ilość czasu na przygotowanie lub wykonanie takich zadań.
Wyślij informacje z wyprzedzeniem. Jeśli masz spotkania lub prezentacje power-point na spotkania, wyślij je e-mailem z wyprzedzeniem. Przygotowanie uczestników do tego, co będzie przedmiotem dyskusji, pozwoli im poświęcić wystarczająco dużo czasu na sprawdzenie materiałów, a także na przygotowanie pytań, na które można odpowiedzieć. Dzięki temu masz możliwość sprawdzenia własnych materiałów i wprowadzenia niezbędnych poprawek przed spotkaniem, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Przygotuj się na podróż służbową, pakując bagaż z niezbędnymi przedmiotami. Nie zapomnij zabrać ze sobą wystarczającej ilości ubrań, zwłaszcza jeśli spodziewasz się wziąć udział w oficjalnych kolacjach; przynieś strój, który pasuje na tę okazję. Zabierz ze sobą osobiste rzeczy i przybory toaletowe, z których możesz korzystać poza domem.
Przynieś narzędzia: nie zapomnij zabrać ze sobą laptopa, PDA, książek adresowych, czasopism, telefonów komórkowych, dysków flash, dysków lub czegokolwiek, co można by oczekiwać, abyś mógł pracować. Przygotuj się, przenosząc pliki zapisane na dysk flash, CD lub dyskietki. W ten sposób, nawet jeśli Twój laptop zostanie uszkodzony lub utracony, nadal masz bezpieczne dokumenty na innych komputerach.
Zaktualizuj kontakty. Wyjazdy służbowe to również okazja do aktualizacji list kontaktów. Dodaj nowe kontakty osób, które spotykasz podczas podróży i uczestniczenia w konferencjach. Osoba siedząca obok ciebie w samolocie może mieć coś wspólnego z tobą. Zbuduj swoją listę sieci, aby uzyskać więcej przyszłych możliwości dla Twojej firmy i dla Ciebie.
Wskazówki
-
Wnieś wystarczającą liczbę wizytówek, które możesz podać osobom, które spotkasz. Dotknij bazy osób, z którymi się spotykasz, aby pozostać w kontakcie.
