Nie ma sztywnych reguł podczas pisania do wielu osób składających się na zarząd, co oznacza, że masz kilka możliwości zaadresowania twojego listu. Ogólnie rzecz biorąc, przygotowujesz jedną literę, gdy tablica jest tak duża, że staje się nieporęczna, aby zaadresować każdego reżysera indywidualnie. W przypadku mniejszych tablic możesz napisać oddzielną literę dla każdej osoby i użyć notki "kopii węglowej" w celu odniesienia do innych odbiorców.
Podczas pisania do dużej planszy
W przypadku, gdy zarząd składa się z pięciu lub więcej osób - liczba ta jest wskazówką, a nie regułą - często przygotowuje się jeden list skierowany do zarządu jako grupa i wysyłany do firmy, którą rządzą. Oto przykład:
Rada dyrektorów
ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Wasz zwrot powinien brzmieć "Szanowni członkowie zarządu" lub "Drodzy członkowie zarządu:", po którym następuje dwukropek, a nie przecinek. Jeśli jesteś właścicielem firmy lub członkiem zarządu, możesz użyć nieformalnego zwrotu "Dear Board" lub "Dear all:"
Korzystanie z bloku dystrybucyjnego
Ponieważ wiele zarządów spotyka się nieczęsto, być może raz na miesiąc, możesz wysłać pocztą kopię listu grupowego do każdego członka zarządu na swoim adresie zamieszkania lub na stałe. Zapewni to, że twój list zostanie odczytany i będzie mógł zostać użyty przed następnym posiedzeniem zarządu. Aby to osiągnąć, napisz blok dystrybucyjny na końcu litery z listą nazwy i adresu każdego członka zarządu. Wydrukuj kilka kopii listu i wyślij kopię do każdej osoby z listy dystrybucyjnej.
Podczas pisania na małej planszy
Kiedy zwracasz się do mniejszego zarządu - na przykład z trzema lub czterema dyrektorami - powinieneś wymieniać każdego odbiorcę po imieniu. Twój blok adresu wygląda teraz mniej więcej tak:
Pani Robin Birch, przewodnicząca
Pan Jack Haslam, dyrektor
Dr Olivia Blower, dyrektor
Rada Dyrektorów ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, CA 94105
Twoje powitanie powinno zawierać listę nazwisk dyrektorów w tej samej kolejności, co blok adresu: "Droga Pani Birch, Pan Haslam i Dr Blower:" Dobrze jest używać imion, jeśli dobrze znasz odbiorców i to jest twoje zwykłe tryb komunikacji. Etykieta wymaga wysłania osobnej pisma do każdej osoby, więc wydrukuj i podpisz oryginalną kopię listu i koperty dla każdego odbiorcy.
Korzystanie z notacji CC
Tam, gdzie członkowie zarządu znajdują się pod różnymi adresami, rozsądnie jest napisać osobną literę do każdego odbiorcy. W tym miejscu powinieneś użyć notacji "uprzejmości" lub "kopii węglowej", aby każdy odbiorca wiedział, kto jeszcze otrzymał list. Zrób to, dodając litery "cc:", a następnie nazwy innych odbiorców na dole litery, tuż pod twoim podpisem i drukowaną nazwą. Oto przykład formatowania:
Pani Robin Birch, przewodnicząca
Rada Dyrektorów ABC Property Corporation
123 City Street
San Francisco, Kalifornia 94105
Droga Pani Birch:
List
Z poważaniem, Twoje imię
CC: Pan Jack Haslam, Dr Olivia Blower
Zaadresowałbyś swój drugi list do "Mr. Jack Haslam" do "Pani Robin Birch i Dr Olivia Blower" i tak dalej. Warto sprawdzić wszystkie swoje kopie, aby upewnić się, że podane zostały poprawne nazwiska odbiorców i ich uprzejmości.
