Pominięcie terminu realizacji projektu może zaszkodzić twojemu relacjom z klientem i obniżyć koszty Twojej działalności. Czasami jednak opóźnienia są nieuniknione. Sposób, w jaki łamiesz wiadomości, może sprawić, że różnica między umacnianiem twojego związku a jego niszczeniem. Jeśli podejmiesz tę kwestię we właściwy sposób, możesz wzmocnić zaufanie swojego klienta i zapewnić go, że zrobisz wszystko, aby ukończyć projekt.
Regularnie sprawdzaj
Zamiast czekać na problem związany z kontaktem z klientem, wysyłaj cotygodniowe aktualizacje postępu i aktualną linię czasu. Ponieważ często się z nim komunikujesz, nie będzie to aż tak szokujące, kiedy poinformujesz go o opóźnieniu. Jeśli okaże się, że masz problemy, powiadom klienta i przeproś natychmiast. Twoje przeprosiny będą miały większy wpływ, jeśli zostaną dostarczone wcześniej niż wtedy, gdy klient otrzyma je po tym, jak minął już termin.
Rozpoznaj niedogodności
Poinformuj swojego klienta, że rozumiesz problem, jaki spowoduje opóźnienie. To pokazuje, że traktujesz sytuację poważnie i obawiasz się, jak to wpłynie na niego. Ponadto, upewnij się, że klient ma uchwyt na problem i nie pozwoli mu się powtórzyć. To sprawi, że będzie bardziej skłonny do pozostawania w firmie niż do znalezienia kogoś, kto ukończy projekt. Na przykład powiedz mu: "Wiem, że liczysz na to z dużym wyprzedzeniem przed corocznym spotkaniem akcjonariuszy. Zidentyfikowaliśmy problem i zrobimy wszystko, aby go dokończyć."
Mieć plan
Zamiast po prostu powiedzieć, że Twoja praca się opóźni, podaj klientowi nową datę ukończenia. Dzięki temu może dostosować swoją oś czasu i dostosować się do zmian. Będzie miał więcej zaufania do twoich umiejętności, jeśli masz jasną linię czasu, niż po prostu powiedz, że nie wiesz, kiedy skończysz. Nakreśl także, co zrobisz, aby przywrócić projekt do właściwego stanu. Poinformuj klienta, że wiesz, co poszło nie tak i że rozwiązałeś problemy i masz plan, aby projekt został zrealizowany zgodnie z planem.
Zminimalizuj obrażenia
Kiedy powiesz klientowi o opóźnieniu, zaproponuj mu coś, co nadrobisz niedogodności. Na przykład zaoferuj mu zniżkę na ten projekt lub na przyszły projekt, aby zachęcić go, by dał ci kolejną szansę. Możesz także zaoferować dodatkowe przedmioty lub usługi bez dodatkowych kosztów. To pokazuje, że chcesz naprawić i naprawić związek, dając jednocześnie namacalną korzyść, która daje ci drugą szansę.
