Gdy firmy decydują o potrzebie nabycia materiałów lub zleceniu naprawy, agent lub właściciel kupujący zażąda oferty lub szacunku kosztów dostaw i / lub określonego zakresu prac. Zwyczajem jest, aby właściciel lub agent zażądał oferty od kilku konkurencyjnych firm w celu zlokalizowania najlepszego dostawcy. Po wybraniu zwycięskiego kontrahenta, profesjonalną uprzejmością jest powiadomienie odrzuconych oferentów o swoich zamiarach. Pamiętaj, że możesz chcieć, by sprzedawcy licytowali twoje przyszłe projekty.
tło
Pierwszym procesem w uzyskaniu wyceny, znanym zawodowo jako zapytanie ofertowe (RFQ), jest określenie zakresu prac. Jako agent zakupów przeglądający i odrzucający złożone oferty, musisz dokładnie wiedzieć, jakie zadanie ma zostać wykonane i jaki jest oczekiwany wynik, aby informacje mogły zostać przekazane firmie przekazującej.
Właściciel lub nabywca również będzie chciał mieć na uwadze pomysł, jaki byłby koszt projektu. Jeśli przeanalizujesz i oszacujesz, że naprawa dachu w więzieniu powiatowym powinna kosztować poniżej 350 000 USD, a wszystkie oferty zwracają się po ponad 500 000 USD, zapoznaj się ze szczegółami. Możesz mieć nierealistyczny budżet lub firmy licytujące mogą być po prostu zbyt drogie.
List odrzucenia
Jeśli stawki są zbyt wysokie, wyłącz je. Pamiętając, że możesz chcieć robić interesy z tymi firmami w przyszłości, nie chcesz pozostawić ich zastanawiających. Profesjonalne i uprzejme jest przesyłanie standardowego listu odrzucenia formularza.
Żądanie ponownego przetargu
Mogą zdarzyć się chwile, w których złożona zostanie propozycja, która jest poza zasięgiem. Może przedstawiciel handlowy lub wykonawca źle zrozumieli zakres prac, a może zdecydowaliście się wyeliminować część pracy. Wyślij właściwy list z prośbą o ponowną licytację. W swoim dokumencie przedstaw sugestie, wyjaśnienia lub modyfikacje oferenta.
Odrzucanie wszystkich
Czasami jest możliwe, że wszystkie oferty będą zbyt wysokie. W takim przypadku należy wysłać list do wszystkich licytujących, powiadamiając ich o odrzuceniu ofert i informując ich o terminie przyjęcia nowych zgłoszeń.
Eliminacja ze względu na specyfikację
Niektóre firmy, zwłaszcza organizacje non-profit, muszą przestrzegać bardzo szczegółowego procesu składania ofert. Na przykład University of Tennessee wymaga, aby oferenci złożyli swoją ofertę w kopercie identyfikowanej z nazwą oferenta, jego adresem, zapytaniem o numer oferty oraz informacjami o licencjonowaniu wykonawców. W przypadku otrzymania cytatów, które nie zawierają istotnych informacji, jak opisano, wystarczy odesłać zgłoszenie za pomocą krótkiego listu wyjaśniającego, że proces składania wniosku nie był prawidłowy.
