Oferta gastronomiczna podsumowuje menu i terminy, które omawiają Państwo i klient. Jest to wstępny krok do stworzenia umowy gastronomicznej, która utrwala i formalizuje te informacje. Podczas gdy umowa cateringowa jest prawnie wiążąca, oferta cateringowa jest dokumentem eksploracyjnym i może być modyfikowana poprzez dodatkowe negocjacje. Chociaż umowa cateringowa nie jest sfinalizowaną wersją menu i warunków, jest to nadal poważny dokument, który powinien zawierać najbardziej aktualne i użyteczne informacje.
Porozmawiaj z klientem
Zaplanuj wstępną rozmowę z klientem, aby zebrać niezbędne informacje, aby napisać ofertę cateringową. Zapytaj o menu, budżet i inne wymagania, takie jak czy posiłek będzie platerowane lub podawane w formie bufetu. Stwórz listę kontrolną przed rozmową, aby mieć pewność, że pokryjesz swoje bazy. Celem tej dyskusji nie jest ustalenie ostatecznego menu lub aranżacji, ale raczej zdobycie jak największej ilości informacji o potencjalnych klientach, aby można było je uwzględnić we wniosku. Możesz także prowadzić tę rozmowę przez e-mail. Jest to również dobra okazja do wyjaśnienia, czego nie możesz zrobić, więc jeśli klient chce czegoś poza zakresem twoich usług, takich jak fontanna czekoladowa lub lodowa rzeźba, możesz zaoszczędzić czas i wysiłek poświęcenia czasu. na wniosek, który wyraźnie nie jest dostępny.
Utwórz propozycję menu
Opierając się na rozmowie, przygotuj propozycję menu. Jeśli Twój klient brzmiał na udręczonego i niezainteresowanego szczegółami, przedstaw tylko jedną lub dwie opcje możliwych menu. Jeśli klient jest podekscytowany jedzeniem i pyta o przyprawy i składniki, podaj więcej opcji i informacji. Jeśli klient wyraził obawy dotyczące budżetu, uwzględnij wiele opcji cenowych, pokazując, co możesz zrobić za najniższą cenę minimalną i co możesz zrobić za trochę dodatkowych pieniędzy. Możesz przedstawić te informacje jako możliwe pakiety menu lub jako posiłek bez dodatków z możliwymi dodatkami.
Na przykład, jeśli Twój klient chce taco bar, możesz zaoferować podstawową opcję za 10 USD za sztukę z ryżem, fasolą, kapustą, salsą, serem i jednym białkiem. Opcja średniego poziomu może kosztować 15 USD za sztukę z dodatkiem białka i pieczonych warzyw. I opcja deluxe może mieć trzecią białko, guacamole i wiele opcji sera i salsy za 19 USD za sztukę. Alternatywnie, możesz zaoferować wegańską lasagne z zieloną sałatą za 15 USD za sztukę lub lasagne z wołowiną karmioną trawą i sałatkę za 20 USD za sztukę.
Koszty pracy
Twoje koszty pracy powinny być równe nie więcej niż 33 procent ceny, którą podasz klientowi. Obejmują koszty produkcji w celu przygotowania żywności poza zakładem. Podaj wprost w swojej propozycji, czy cena sugerowanego menu obejmuje również koszty konfiguracji, awarii i serwisu. Jeśli te koszty nie są uwzględnione, podziel je osobno według godziny lub zadania, w zależności od tego, która metoda ma największy sens. Jeśli podajesz koszt za godzinę, podaj szacunkowy czas oczekiwania. Spróbuj przewidzieć zmienne, które mogą wpłynąć na ogólny czas. Na przykład, jeśli musisz złapać prom, aby dostać się do miejsca, czas promów może nie pokrywać się z posiłkami, więc będziesz spędzać dodatkowy czas oczekiwania.
Naczynia i obrusy
Uwzględnij koszty wynajmu naczyń, jeśli musisz wypożyczyć naczynia i obrusy. Możesz je podać w cenie lub możesz dodać znacznik. Tak czy inaczej, bądźcie transparentni i pamiętajcie, aby uwzględnić dodatkowe godziny pracy związane z obsługą naczyń, w zależności od tego, czy trzeba je zeskrobać, czy umyć. Jeśli dostarczasz papierowe talerze, widelce i serwetki, określ, czy są one wliczone w cenę, czy też są dla nich dodatkowe koszty. Jeśli musisz wypożyczyć sprzęt, taki jak wafle, chłodnice i kubki na kawę, uwzględnij te ceny we wniosku, a także wszelkie znaczniki, które mają sens dla Twojej firmy.
Warunki
Uwzględnij informacje w swojej umowie o cateringu dotyczące sposobu, w jaki klient będzie płacił. Możesz poprosić o depozyt przy podpisywaniu umowy, aby zablokować datę i pomóc ci zapłacić za składniki. Depozyt ten może stanowić ustaloną kwotę lub procent początkowego szacunku. Określ także, kiedy potrzebujesz ostatecznych informacji na temat zatrudnienia i kiedy wymagana jest ostatnia płatność.
