Jednym z najbardziej wiarygodnych sposobów ustalenia, na ile dobrze radzi sobie firma, jest raport wizyt. Czy twoje operacje zewnętrzne działają tak, jak powinny? Czy twoja placówka przedszkolna lub opiekuńcza jest gotowa do kodowania i gotowa do licencjonowania? Pisząc obszerny raport z wizyty, możesz określić, czy realizowana jest szeroka gama celów biznesowych. Raporty odwiedzin, czasami nazywane raportami podróży, to świetny sposób na sprawdzenie, czy standardy biznesowe są przeprowadzane na miejscu zgodnie z planem.
Sformatuj raport
Raporty z wizyty to dokumenty biznesowe. W zależności od organizacji lub branży raport może być zgodny z formatem memorandum lub szablonem biznesowym. Zasadniczo wybierz format notatki, jeśli raport odwiedzin trafi do grupy wewnętrznych członków przywództwa. Wybierz bardziej oficjalny szablon raportu biznesowego, jeśli raport odwiedzin zostanie udostępniony zewnętrznym źródłom. Użyj standardowego formatowania biznesowego, które obejmuje profesjonalne czcionki, takie jak Times New Roman lub Arial. Zachowaj 1-calowe marginesy.
Podaj cele
Wyjaśnij przyczynę wizyty. Cele obejmują częstotliwość wizyt wraz z podstawowymi metrykami lub obszarami przeglądu. Na przykład wizyta może być pierwszą z serii czterech przeprowadzonych w ciągu roku w celu przeglądu wdrażania nowych zasad lub wskaźników produkcji. Wyraźnie określ, czego szukałeś podczas wizyty, w tym poprzednie wizyty, rekomendacje lub plany działania.
Przykład:
Ten raport ma na celu ustalenie, czy Szkoła Plainview spełniła wszystkie wymagania licencyjne dla przedszkola.
Omów opinie i najważniejsze statystyki
Zwróć uwagę na tożsamość kluczowych osób, z którymi przeprowadzono wywiady podczas wizyty. Wizyty mogą obejmować spotkania z kluczowym personelem kierowniczym w danej lokalizacji, na przykład kierownikami lub dyrektorami operacji. Powszechną praktyką jest spotykanie się z pracownikami niższego szczebla, którzy lepiej znają procesy operacyjne.
Przykład:
W wywiadach wzięły udział Sarah Winters, dyrektor szkoły, szkolna pielęgniarka Emily Thorn, Rick Marden, nauczycielka podstawowa i Carol Hathaway, dietetyk i dietetyk.
Omów kluczowe informacje zwrotne dostarczone przez kierownictwo i personel. Nie jest konieczne, aby zacytować osoby, z którymi rozmawiano, ale zamiast tego szukać kluczowych spostrzeżeń i wspólnych obszarów zainteresowania. Uwzględnij wszelkie wystandaryzowane ankiety, które zostały użyte, lub serię pytań zadawanych podczas wizyty.
Wymień najważniejsze spostrzeżenia i obserwacje
Obserwacje są oparte na tym, co widzi się osobiście i nie jest przekazywane w oparciu o wywiady. Na przykład odwiedzający mogą wizualnie zauważyć, że operacja wydaje się mieć zbyt wielu pracowników, którzy nie są zajęci. Wszystko od czystości po ogólną organizację jest przedmiotem obserwacji. Uwzględnij te spostrzeżenia w raporcie wizyty.
Przykład:
Podczas wizyty w porze obiadowej oferta lunchu obejmowała wybór warzyw i owoców, ale nie oferowano alternatyw dla osób o szczególnych potrzebach żywieniowych.
Podsumuj konkluzje
Ustal, czy organizacja realizuje cele w oparciu o dostarczone informacje zwrotne i obserwacje. Używaj szczegółów i wymiernych informacji tam, gdzie to możliwe, aby wspierać wnioski. Na przykład, jeśli celem wizyty w nowej fabryce jest ustalenie, czy w pierwszym kwartale było to 60 procent pracowników, podaj faktyczne liczby zasobów ludzkich obrotem, obecnymi wysiłkami rekrutacyjnymi i działami, w których występują braki.
Zapewnij przyszłe plany działania
Należy podać, kiedy przyszłe wizyty są zaplanowane, jeśli takie są, i czy są one z góry określone, czy też wynikają z niedawnej wizyty. Na przykład może to być trzecia coroczna wizyta w harmonogramie kwartalnym. Przekaż zalecenia dotyczące ulepszeń. Jeśli określone są określone plany działania, podaj je szczegółowo. Zapewnia to wskaźnik sukcesu dla następnej wizyty.
