Na wizytach w zakładach przemysłowych zawsze dużo się dzieje, szczególnie, jeśli wyniki firmy zależą od raportu, który dostarczysz liderom korporacji po wizycie. Łatwym elementem twojej pracy będzie zatrudnienie pracowników zakładu, którzy zaprowadzą Cię do biur i obszarów roboczych, które są wymagane do oceny. Najtrudniejszą częścią jest to, że wycieczka, którą wykonujesz, a prezentacje, które przedstawiłeś, dokładnie opisują interesujące Cię punkty, które są badane i oceniane. Po zakończeniu oceny przygotuj raport z wizyty w przemyśle, aby podsumować wyniki.
Znać prawo
Ważne jest, aby pamiętać, że raport z wizyty przemysłowej niekoniecznie jest wymogiem prawnym, ale raczej zawiera informacje zebrane przez niektórych pracodawców dobrowolnie do oceny programów bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem w firmie. Nie jest to wymogiem federalnej ustawy o bezpieczeństwie i higienie pracy z 1970 r., Znanej jako OSHA. Jednak każde państwo ma swoje własne wymagania w ramach OSHA, więc upewnij się, że znasz zasady, które odnoszą się do twojej organizacji. Raport z wizyty przemysłowej może być pomocny w przedstawianiu potencjalnym ubezpieczycielom informacji dotyczących bezpieczeństwa i zarządzania ryzykiem, a także pomaga organizacji określić sposoby poprawy środków bezpieczeństwa pracowników.
Bądź dokładny i notuj
Aby napisać wysokiej jakości raport z wizyty w przemyśle, ważne jest, aby korzystać z kilku metod zbierania informacji: nosić podkładkę i długopis lub urządzenie cyfrowe, aby robić notatki na temat tematów, do których otrzymania zlecono gromadzenie. Monitoruj obserwacje i zbieraj materiały informacyjne otrzymane od twojego hosta. Zastanów się nad wizytą i zanotuj notatki na koniec dnia pracy. Będzie to szczególnie ważne w przypadku wizyt w terenie przemysłowym trwających kilka dni.
Zadawać pytania
Nie wahaj się zadawać pytań i szukać szczegółowych odpowiedzi, które w razie potrzeby będą dostępne, aby uzyskać więcej informacji. Poproś o dodatkowe dokumenty i śledź szczegóły. Zwróć uwagę na datę lub daty wizyty, lokalizację oddziału i strony, liczbę pracowników i powierzchnię budynku. Pomocne jest także dołączenie mapy odwiedzonych obszarów. Zwróć uwagę na różne działy, liczbę pracowników w każdym dziale oraz nazwiska osób, z którymi rozmawiasz.
Wiedzieć, co zawrzeć
Rozpocznij raport z wizyty przemysłowej, określając cele wizyty, a następnie obserwuj każde z uzyskanych obserwacji na temat tego, czy cel został osiągnięty. Pomocne są również szczegółowe informacje dotyczące celów. Uwzględnij jak najwięcej szczegółów na temat inspekcji, praktyk pracy i bezpieczeństwa oraz różnorodności innych elementów charakterystycznych dla odwiedzanej witryny przemysłowej. Należy przestrzegać wyposażenia bezpieczeństwa na miejscu i innych funkcji, które zapewniają bezpieczeństwo pracowników (i klientów, jeśli dotyczy).
Podsumuj dokumentację środków bezpieczeństwa
Twój raport powinien zawierać informacje dotyczące polityk, działów i procedur odpowiedzialnych za zapewnienie bezpieczeństwa. Należy przejrzeć podsumowania dzienników bezpieczeństwa, które często zawierają zapisy dotyczące konserwacji pojazdów, weryfikację testów narkotyków i dzienniki bezpieczeństwa OSHA. Informacje o wynagradzaniu pracowników można również uwzględnić. Pomocne jest przygotowanie glosariusza lub indeksu śledzącego załączniki uzyskane podczas wizyty, które trzeba udostępnić. Przygotuj też jednostronicowe streszczenie, które podsumuje najważniejsze informacje w Twoim raporcie. Umieść ją na początku materiału prezentacji, aby osoby wymagające przeglądu Twojej wizyty mogły szybko uzyskać potrzebne informacje z tej strony.
Rekomendowac
Twój raport powinien również zawierać wnioski i zalecenia oparte na Twoich spostrzeżeniach podczas wizyty. Bądź bezpośredni, obiektywny i zwięzły w ich tworzeniu. Korzystaj z dyskrecji, gdy umieszczasz informacje poufne, które pojawiły się w wyniku przebywania na miejscu. Twoje zalecenia dotyczące zwiększonych środków bezpieczeństwa są prawdopodobnie jedną z najważniejszych części raportu. Jeśli firma nie zapewnia regularnych szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i aktualizacji najlepszych praktyk, zwróć uwagę, w jaki sposób można ją włączyć do kultury firmy. Zalecenia mogą być zarówno proaktywne, jak i reaktywne, zwłaszcza gdy pokazują, w jaki sposób firma i jej pracownicy powinni reagować w sytuacjach awaryjnych w miejscu pracy. Powinny również istnieć starania na rzecz gotowości na wypadek katastrofy.
Bądź swoim własnym edytorem
Po skompilowaniu notatek i napisaniu raportu upewnij się, że spełnia on wymagania określone przez zasady firmy pod względem długości i wymaganej zawartości. Jeśli nie zostało to określone dla ciebie, postaraj się o pięciostronicowy raport z załącznikami. Upewnij się, że strony raportu są ponumerowane. Dodanie tytułów, punktów i podpozycji pomaga uporządkować zawartość i zwiększyć czytelność. Dokładnie sprawdź fakty w oparciu o notatki na stronie. Oczywiście zawsze uruchamiaj sprawdzanie pisowni, a następnie daj raportowi drugi odczyt, aby wykryć błędy. I co najważniejsze, niezwłocznie prześlij raport dotyczący witryny przemysłowej.
