Wiodące kierownictwo firmy ustanawia kontrole finansowe i procedury zapobiegające stratom operacyjnym wynikającym z oszustw, kradzieży lub błędów rachunkowych. Te kontrole lub procedury muszą być adekwatne i funkcjonalne, aby spełniały wymogi prawne, standardy zawodowe i praktyki branżowe. Kontrola księgowa i sprawozdawcza obejmują funkcje i czynności księgi głównej.
Nagrywanie zasobów
Atut to zasób gospodarczy, który firma posiada. Przykładami są należności, środki pieniężne i zapasy (aktywa krótkoterminowe) lub rzeczowe aktywa trwałe (aktywa długoterminowe). Księgowy obciąża konto aktywów, aby zwiększyć jego kwotę i przyznaje, że zmniejsza saldo konta. Zapisuje również aktywa w bilansie, znanym również jako sprawozdanie z sytuacji finansowej.
Nagrywanie odpowiedzialności
Zobowiązanie lub dług jest pożyczką, którą pożyczkobiorca musi spłacić w terminie. Może to być również obietnica finansowa, którą firma musi uszanować na czas. Kandydat na księgowego zapisuje rachunek odpowiedzialności w celu zwiększenia jego kwoty i obciąża go, aby zmniejszyć saldo konta. Rejestruje również zobowiązania w sprawozdaniu z sytuacji finansowej spółki.
Rejestracja przychodów
Przychody są dochodami, które firma generuje poprzez sprzedaż towarów lub świadczenie usług. Księgowy obciąża konto przychodowe, aby zmniejszyć jego kwotę i przyznaje, że zwiększa stan konta. Zapisuje również pozycje przychodów w rachunku zysków i strat, zwane również deklaracjami dochodów.
Rejestracja wydatków
Koszt to koszt lub obciążenie, które organizacja ponosi w przypadku sprzedaży towarów lub świadczenia usług. Przykłady obejmują koszt sprzedanych towarów i wynagrodzenia. Urzędnik księgowy obciąża rachunek wydatków, aby zwiększyć jego kwotę i przyznaje mu obniżenie salda rachunku. Zapisuje także pozycje wydatków w zestawieniu dochodów.
Raportowanie księgi pomocniczej
Raporty z księgi pomocniczej pomagają kierownikowi działu ocenić wyniki operacyjne jednostki biznesowej lub grupy klientów oraz wpływ takich wyników na całkowite zyski korporacji. Na przykład, menedżer ds. Rachunkowości może przeglądać księgę pomocniczą należności, aby zidentyfikować głównych klientów korporacji i jaki odsetek mają one w całkowitych kwotach należności firmy.
Generowanie księgi głównej
Raporty z księgi głównej pomagają kierownictwu wyższego szczebla ocenić solidność finansową firmy i potencjał zysku. Raporty te obejmują bilans, zestawienie zysków i strat, sprawozdanie z przepływów pieniężnych oraz zestawienie zysków zatrzymanych (inaczej znane jako sprawozdanie z kapitału własnego). Organy regulacyjne, takie jak amerykańska Komisja Papierów Wartościowych i Giełd, wymagają od firmy przygotowania wszystkich czterech streszczeń danych podczas zgłaszania informacji finansowych.
Analiza danych księgi
Kierownicy działów i menedżerowie segmentów analizują dane księgi w celu wykrycia trendów operacyjnych i wskaźników efektywności biznesowej. Trendem operacyjnym może być marża brutto lub sprzedaż minus koszt sprzedanych towarów podzielony przez łączny przychód. Wskaźnikiem wyników działalności może być zwrot z kapitału własnego lub zysk netto podzielony przez kapitał własny.
