Przed osiągnięciem wieku skomputeryzowanych systemów finansowych wszystkie procesy księgowe były wykonywane ręcznie przy użyciu papieru i ołówka. Niektóre małe firmy nadal korzystają z tej starej metodologii, znanej również jako ręczny system księgowy. Koncepcje systemów ręcznych i skomputeryzowanych są takie same, zmieniła się tylko mechanika.
Korzyści
Metoda ręcznego rozliczania jest znacznie tańsza niż system skomputeryzowany. Niektórzy nie czują się komfortowo w pracy z komputerami i lepiej radzą sobie z systemem papieru i ołówka. System ręczny działa, nawet jeśli elektryczność jest wyłączona - w przeciwieństwie do większości ustawień komputerowych. Kolejną zaletą systemu ręcznego jest to, że nie ma korupcji ani duplikacji danych, jak to czasami bywa z oprogramowaniem księgowym. Ponieważ ręczna rachunkowość jest prosta i nie wymaga umiejętności obsługi komputera, firmy mogą zatrudniać pracowników za mniejsze pieniądze, co jest dużą zaletą dla małych firm.
Papierowe podkładki
Przed skomputeryzowanymi arkuszami kalkulacyjnymi i oprogramowaniem księgowi używali padów papierów drukowanych z kolumnami. Pierwsza kolumna po lewej jest zwykle wąska i jest używana dla dat, podczas gdy druga kolumna, najszersza na stronie, jest używana do opisów. Klocki rachunkowe zawierają cztery lub więcej kolumn - każda kolumna jest oddzielona podwójnymi liniami biegnącymi w dół strony. Klocki często są drukowane w jasnozielonym lub białym magazynie z miejscem na każdą cyfrę, co minimalizuje pomyłkę z powodu pisma ręcznego. Linie na poduszkach odzwierciedlają transakcje biznesowe, takie jak transakcje sprzedaży lub zapasów.
Czasopisma
Czasopisma służą do ułatwienia ręcznego procesu księgowania. Są to specjalne klocki do określonego procesu. Na przykład możesz mieć dziennik dla wszystkich transakcji gotówkowych. Gdy nastąpi sprzedaż, transakcję zapisuje się w dzienniku jako pojedynczy element zamówienia. Pod koniec tygodnia lub miesiąca sumujesz transakcje i wprowadzasz jeden zapis księgowy do księgi głównej - kredyt do sprzedaży i debet na gotówkę.
Błędy
Podczas korzystania z ręcznego systemu rozliczeniowego, musisz mieć strategię, aby znaleźć i poprawić błędy w efektywny sposób. Zwykle podczas kompilacji salda próbnego znajduje się błąd, który nie jest saldem - obciążenia nie są równe kredytom. W takim przypadku upewnij się, że salda w dziennikach i dziennikach są dokładne. Możesz uruchomić taśmę kalkulatora i dołączyć ją do każdej strony dzienników i księgi głównej, upewniając się, że sumy są poprawne. Powinieneś także przejrzeć saldo próbne pod kątem racjonalności i porównać liczby z ostatnim saldem próbnym, szukając różnic, które mogą być błędami.
