Procedury składania skarg i arbitrażu są zwykle szczegółowo określone w ramach wynegocjowanej umowy między związkiem zawodowym a pracodawcą. Zasadniczo można składać zażalenia za naruszenie warunków lub zastosowanie umowy. Konkretne elementy mogą być wykluczone z procedury składania zażaleń - na przykład przeglądy wyników są typowym wykluczeniem. Arbitraż jest ostatnim krokiem procesu zażaleń.
Rozwiązywanie problemów
Procedura składania zażaleń stanowi dla związku i kierownictwa okazję do rozwiązania sporu na najniższym możliwym poziomie bez ponoszenia kosztów i niepotrzebnego marnowania czasu. Często procedura składania zażaleń zapewni nieformalne spotkanie na początku procesu. Pozwala to związkowi na spotkanie z zarządem przed formalnym udokumentowaniem problemu w celu omówienia i rozwiązania problemu. W przypadkach, gdy kwestia była nieporozumieniem lub kierownictwo nie było świadome problemu, skarga może zostać rozstrzygnięta w sposób możliwy do zaakceptowania przez obie strony.
Zasoby formalne
Procedura składania zażaleń oraz, w ostateczności, arbitraż, zapewniają związkowi formalny sposób egzekwowania umowy, która została wynegocjowana z kierownictwem. Procedura składania zażaleń ma ograniczenia czasowe i często zawiera klauzulę na każdym etapie, która stwierdza, że kierownictwo musi odpowiedzieć w ciągu określonej liczby dni lub skarga automatycznie przejdzie do następnego kroku. Zapobiega to utrudnianiu zarządzania i uniemożliwia reagowania. Jeśli kierownictwo nie dotrzymałoby wszystkich terminów, kwestia zostanie podniesiona do arbitrażu, aby arbiter zdecydował.
Decyzja strony neutralnej
W przypadkach, gdy związek zawodowy i kierownictwo nie mogą dojść do porozumienia w trakcie rozpatrywania skargi, typowym wynikiem jest arbitraż. Pozwala to na podjęcie decyzji przez osobę neutralną, która nie jest powiązana ani z pracodawcą, ani z związkiem zawodowym. W przypadku sporu dotyczącego intencji języka umowy, postępowanie w sprawie zażaleń i arbitrażu umożliwia formalne podjęcie decyzji, a nie zarządzanie tłumaczeniem umowy w sposób, z którym związek niekoniecznie musi się zgodzić. Arbitraż jest dużo mniej kosztownym procesem niż sąd i niekoniecznie wymaga od adwokata przedstawienia sprawy. Jednakże decyzja arbitra może lub nie może być wiążąca, w zależności od wynegocjowanej umowy między stronami. Jeśli decyzja jest wiążąca, formalnie ustanawia precedens.
Obowiązek rzetelnego reprezentowania
Biorąc sprawę pracownika w procesie rozpatrywania skarg lub arbitrażu, związek może zapobiec twierdzeniom, że nie wypełnił on obowiązku rzetelnej reprezentacji. Związek ma prawo odmówić wszczęcia postępowania, jeżeli uważa się, że kwestia ta nie ma wystarczającej wartości, aby zasmucić lub rozstrzygnąć sprawę. Związek nie może jednak podjąć arbitralnej decyzji, odmówić posunięcia się naprzód z powodu osobistych odczuć dotyczących grievvant lub kosztów związku, lub być zaniedbywanym i nieodwracalnym w rozpatrywaniu zażalenia. Jeśli członek ma uzasadniony przypadek, związek musi korzystać z właściwych procedur.
