Skuteczne wytwarzanie wysokiej jakości produktów przynoszących zyski i pozostawanie w zgodzie z przepisami i regulacjami wymaga konsekwentnego działania. Wiele firm pomaga sobie, ustanawiając standardowe procedury operacyjne lub SOP, które zapewniają szczegółowe instrukcje wdrażania ważnych procedur. SOP pomagają zapewnić dokładność i kontrolę jakości. Są używane w wielu firmach i organizacjach, zwłaszcza w administracji, produkcji, badaniach i rozwoju, laboratoriach i środowiskach akademickich. Ponieważ poszczególne jednostki w przedsiębiorstwach mają niezliczone procedury, każdy z nich potrzebuje różnych SOP. Pomocne jest więc dostarczenie szefom każdej jednostki szablonu SOP, który stanowi punkt wyjścia do napisania własnych procedur i podręczników SOP. Szablony SOP zapewniają wszystkie ważne komponenty wymagane przez każdą procedurę.
Przewodnik dla twórców SOP w określaniu rodzaju procedury, która ma być napisana. Szablon powinien zapewnić im łatwe w podejmowaniu decyzji narzędzie w oparciu o liczbę decyzji, które muszą być podejmowane przez pracowników w celu przeprowadzenia procedur. Przypuśćmy, że rutynowe procedury, które są krótkie, wymagają od pracownika dokonania kilku osądów i mogą być zapisane w prostym formacie. Na przykład: Wykonaj A, następnie B, a następnie C. Zwróć uwagę, że długie procedury wymagające kilku decyzji mogą wykorzystywać hierarchiczny format kroków, informując pracownika, w jakiej kolejności powinna przebiegać procedura, i często zawierają podtypy, które należy wykonać, aby ukończyć procedurę. całe zadanie. Przedstaw przykłady schematów blokowych lub infografiki, aby opisać procedury, które są skomplikowane, długotrwałe i wymagają podejmowania wielu decyzji. Na przykład: Wykonaj A. Jeśli "normalny", to B, C i D. Jeśli "nienormalny", powtórz A, aby potwierdzić, a następnie wykonaj E, F i G.
Opisz nakrętki i śruby podczas pisania każdej procedury. Na przykład każda procedura powinna mieć tytuł, cel, zakres oraz metody i obowiązki związane z przeprowadzeniem procedury. Zachęć lub wymagaj pisarzy SPO, aby stosowali jednolite konwencje nazewnictwa w procedurach tworzenia tytułów. Poinformuj ich, aby ustalili zakres procedury, na przykład, do kogo procedura ma zastosowanie, kiedy i w jakich okolicznościach. Możesz również opisać, kiedy nie używać każdej procedury. W sekcji dotyczącej metod i obowiązków należy podać krok po kroku protokół dotyczący wykonywania procedury. Szablon powinien dostarczać proste, krótkie wyrażenia z czasownikami akcji.
Podaj definicje i wymagania dotyczące zasobów. Każda procedura powinna zawierać sekcję definiującą terminy używane w dokumencie i określającą akronimy. Ponadto powinna ona informować pracowników o tym, jakie dokumenty, sprzęt lub inne materiały będą potrzebne do przeprowadzenia procedury. Odniesienie się do wszelkich innych powiązanych procedur, które pracodawcy albo muszą wykonać z wyprzedzeniem, albo muszą być świadomi, aby wykonać zadanie. Nie zapomnij o innych ważnych elementach, które musi posiadać szablon. Obejmują one datę wejścia w życie procedury oraz datę ostatniej rewizji procedury.
Wskazówki
-
W zależności od firmy ważne może być również przypisanie poziomu bezpieczeństwa do SOP w celu wyjaśnienia, jaki poziom uprawnień jest wymagany do przeprowadzenia procedury. Użyj szablonu, aby opisać również warunki, w których pracownik może bezpiecznie wykonać procedurę.
Ostrzeżenie
Zawsze należy w miarę potrzeby zawierać wskazówki dotyczące zdrowia i bezpieczeństwa lub przepisów prawnych. Podaj miejsce w szablonie i użyj metod, aby podkreślić ważne ostrzeżenia, takie jak pogrubienie lub umieszczenie tych wiadomości w bokach. Proszę opisać, co by się stało, gdyby procedura nie była przestrzegana lub była niewłaściwie stosowana, niezależnie od tego, czy skutkuje ona obrażeniami ciała, utratą życia, uszkodzeniem sprzętu, wadliwymi produktami, grzywnami, sporami sądowymi lub zamknięciem firmy.
