Jak stworzyć szablon SOP

Standardowe procedury operacyjne (SPO) są popularnym sposobem zapewnienia spójnych wskazówek dla pracowników w organizacji. Idealnie, jeśli złapiesz kogoś z ulicy, ta osoba powinna być w stanie ukończyć zadanie bez niczego oprócz SPO i wymaganych narzędzi. Kluczowym punktem wyjścia dla każdego portfolio SOP jest stworzenie szablonu SOP dla spójności. Nie potrzebujesz żadnego wyszukanego oprogramowania ani umiejętności; wystarczy zrównoważyć wymagane elementy i wygląd szablonu.

Przedmioty, które będą potrzebne

Komputer
Oprogramowanie do przetwarzania tekstów

Otwórz nowy dokument edytora tekstu. Zapisz plik z nazwą, której chcesz użyć dla szablonu SOP i datą kontroli wersji. Na przykład: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Wstaw tabelę do nagłówka. Liczba wierszy i kolumn w tej tabeli zależy od Ciebie; pamiętaj, że będziesz potrzebować co najmniej komórki dla numeru SPO, tytułu i zatwierdzenia lub daty wejścia w życie dokumentu. Możesz także użyć komórki do numeru strony i logo firmy lub nazwy, jeśli chcesz. Fajną rzeczą w tabeli w nagłówku jest to, że będzie ona powtarzana w całym dokumencie podczas dodawania stron.

Wstaw dużą tabelę na pierwszej stronie dokumentu. Tabela ta będzie zawierała numer i tytuł SOP na górze, a następnie komórki do podpisów kluczowych pracowników, takich jak autor dokumentu i urzędnicy zatwierdzający, wraz z ich nazwiskami, tytułami i datami podpisanymi. Wpisz nagłówki dla każdej komórki, takie jak "Tytuł SOP" dla górnej komórki, "Autor SOP" dla następnej komórki i "Zatwierdzenie kontroli jakości" dla odpowiedniej liczby komórek.

Utwórz sekcje dotyczące wprowadzenia, obowiązków, materiałów i wyposażenia (jeśli dotyczy) i procedury. Inne sekcje mogą zawierać glosariusze skrótów, terminów lub produktów. Ponieważ jest to szablon, możesz chcieć dołączyć zdanie lub dwa opisujące to, co jest oczekiwane dla każdej sekcji, jeśli planujesz mieć wielu autorów SOP.

Sformatuj sekcje. Jednym z najczęstszych sposobów prezentacji sekcji SOP jest uruchomienie systemu literowania, numerowania lub kombinacji dla każdej sekcji. Możesz także użyć punktorów i kresek. Pamiętaj jednak, że łatwiej jest odnieść się do SOP lub zmienić je, aby wskazywać na sekcję według litery / cyfry.Pokaż, jak powinien wyglądać format sekwencjonowania dla każdej kolejnej linii w sekcji, np. "A, B, C"; "1, 2, 3"; lub "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Wstaw dwie kolejne tabele na końcu szablonu. Jedna z tabel powinna zawierać wykaz referencji zewnętrznych lub załączników i formularzy, które można dołączyć do SOP w celu zmiany wersji. Druga tabela może służyć do dokumentowania historii wersji SOP i wszelkich przyczyn zmian. Tabele te mogą nadal używać formatu numerowania / literowania, którego używa reszta szablonu.

Zapisz dokument jako plik szablonu tylko do odczytu. Pomoże to zapobiec przypadkowemu nadpisaniu szablonu, zmuszając użytkownika do zapisania dokumentu pod inną nazwą, jeśli zostanie zmieniony.