Regulamin Roberta Roberta jest ogólnie przyjętą wytyczną dotyczącą tego, w jaki sposób grupy powinny prowadzić spotkania i wspólnie podejmować decyzje. Jako oficjalny zapis tego, co dzieje się na każdym spotkaniu, protokół jest kluczowym zasobem w każdym procesie podejmowania decyzji w grupie. Protokoły z posiedzenia niekoniecznie są ekscytujące, ale powinny być jasne i łatwe do zrozumienia. Istnieje precyzyjna metoda przechowywania minut zgodnie z Regułami Roberta; stosowanie tej formuły ułatwia przyszłym czytelnikom śledzenie i rozumienie postępowania i ich wyników.
Rozpoczęcie Reguł Regulaminu Roberta
Każdy zestaw protokołów posiedzeń, zgodnie z Regułami Roberta, powinien zawierać te same szczegóły, które zapewnią czytelnikowi ogólne zrozumienie celu spotkania. Zawsze zaczynaj od akapitu pierwszego, który obejmuje:
- Rodzaj spotkania, regularny, specjalny, roczny, odroczony regularnie lub w inny sposób.
- Data, godzina i miejsce spotkania. Jeśli wszystkie spotkania odbywają się w tym samym miejscu, pomiń ten szczegół
- Nazwa organizacji, która się spotyka
- Potwierdzenie obecności na posiedzeniu przewodniczącego i sekretarza organizacji. Jeśli nie, podaj imiona osób zastępujących każdą z nich
- Określić, czy protokół poprzedniego posiedzenia został przeczytany i zatwierdzony. Jeśli poprzednie spotkanie nie było zwykłym spotkaniem, dodaj datę tego spotkania.
Główne ciało protokołów
Większość pozostałych rekordów zostanie wypełniona szczegółami spotkania. Sekretarz sporządzający protokół może nagrać spotkanie i sporządzić protokół później, aby zapewnić rzetelny i kompletny zapis wszystkich szczegółów spotkania. Zawsze zachowuj wtórną metodę nagrywania, taką jak laptop lub notebook, a także długopisy i papier, na wypadek, gdyby podstawowa metoda zawiodła.
Uwzględnij wszystkie oficjalne punkty dyskusji na spotkaniu. Wykonaj szczegółowe notatki na temat:
- Wszelkie wnioski złożone na spotkaniu wraz z imieniem osoby, która wniosła wniosek.
- Wnioski wnoszące pytanie do ciała na spotkaniu.
- Ostateczne sformułowanie i usposobienie wszystkich ruchów.
- Informacje o każdym głosowaniu, w tym głosowanie imienne, głosowanie liczone lub głosowanie.
- Czy zgromadzenie weszło w quasi-komitet lub komitet całości i wyniki tego aktu.
- Wszystkie punkty porządku i odwołania, wraz z ich dyspozycji, plus wszelkie powody, które zostały podane przez przewodniczącego dla każdego orzeczenia.
- Zapis wszelkich nieuporządkowanych komentarzy, które członek mógł popełnić, powodując, że przewodniczący nazwał go nieuporządkowanym.
- Wszystkie inne oficjalne dyskusje w pokoju.
Kończenie protokołów ze spotkania
Ostatni akapit protokołu powinien zawierać uwagi końcowe przewodniczącego oraz datę oficjalnego odroczenia posiedzenia. Jeśli na spotkaniu byli goście, zapisz ich nazwiska i temat prezentacji w tym ostatnim akapicie. Podpisz protokół ze spotkania i poproś również o to swojego przewodniczącego. Podpis sekretarza rejestracji jest legalnym dowodem autentyczności tego dokumentu, dlatego ważne jest, aby podpisać go przed złożeniem go lub przekazaniem innym.
