W pewnych okolicznościach protokół z posiedzenia organizacji stanowi dokument prawny, którego nie można zmienić bez głosu zarządu. Niepoprawne wprowadzenie zmian może skutkować unieważnieniem głosów, umów, wynajęć i innych działań podjętych podczas spotkania. Użyj prostej procedury, aby zapewnić poprawne poprawianie minut.
Ustal, czy protokoły zostały już formalnie zatwierdzone w głosowaniu zarządu, czy też zostały przedłożone tylko do wglądu przewodniczącemu lub komitetowi wykonawczemu. Projekty protokołów, które nie zostały przegłosowane przez zarząd, mogą zostać zmienione bez głosowania na pokładzie.
Jeśli proponowane zmiany zostaną wprowadzone do osoby lub osób przeglądających minuty przed upływem minut, przejdź do pełnego forum, zasugeruj pożądane zmiany. Porównaj ostatnie sugerowane sformułowanie z pierwotnie przedłożonymi minutami. Wyjaśnij przyczynę zmian. Jeśli wszyscy się zgodzą, niech sekretarka zmieni pierwotnie złożony, niezatwierdzony protokół.
Jeśli proponowane zmiany dotyczą minut, które nie zostały jeszcze zatwierdzone przez zarząd i na posiedzeniu zarządu, należy postępować zgodnie z następującą procedurą:
Niech przewodniczący złoży wniosek o zatwierdzenie protokołu posiedzenia. Zaczekaj, aż ruch zostanie oddelegowany. Niech przewodniczący otworzy sprawę do omówienia. Czy osoba proponująca poprawkę przedstawi powody zmian. Po dyskusji poproś osobę, która zaproponowała zmiany, o wprowadzenie poprawek do protokołu i podanie dokładnego brzmienia sugestii. Zaczekaj, aż ruch zostanie oddelegowany. Niech przewodniczący zamknie dyskusję i odpowie na pytanie lub przejmie głos. Zapisz głosowanie, w tym nazwiska osób popierających, przeciwnych i wstrzymujących się.
Jeśli proponowane zmiany są dokonywane za minuty zatwierdzone uprzednio przez zarząd, należy postępować zgodnie z tą samą procedurą, dla której protokół zmian jest przedkładany do zatwierdzenia przez zarząd po raz pierwszy.
Poproś sekretarza ds. Nagrań lub osobę, która minutuje na spotkaniu, o wprowadzenie zmian w protokole. U góry dokumentu zawierającego datę pierwotnego sporządzenia protokołu należy pamiętać, że protokół zawiera teraz poprawki minut. Podaj datę zmian i nazwisko osoby zmieniającej protokół.
