Niektóre firmy mogą działać z powodzeniem tylko w gotówce, ale ten model jest dość trudny do utrzymania, gdy przejdziesz przez fazę mom-and-pop. Jest to szczególnie trudne, jeśli sprzedajesz innym firmom, które często nie spodziewają się zapłacić z góry za zakupy. Zamiast tego utworzysz fakturę dla swojego produktu, którą klient później zapłaci. W czasie między wystawieniem faktury a klientem, który ją płaci, jest ona opisana jako otwarta faktura do celów księgowych.
Definicja faktury dostawcy
Faktura jest zasadniczo umową między sprzedawcą a klientem.Sprzedawca zgadza się na dostarczenie produktu lub usługi z góry, a klient zgadza się zapłacić za produkt lub usługę zgodnie z warunkami faktury. Warunki te obejmują określony termin płatności, a większość faktur zawiera karę za zaległe płatności. Niektórzy sprzedawcy oferują marchewkę i kijek, oferując podobną zniżkę za zaliczkę. Tak czy inaczej, sprzedawca zasadniczo udziela kredytu klientowi i spodziewa się, że zarobi on - przynajmniej przez większość czasu - w odpowiednim czasie.
Rozrachunki z dostawcami, Rozrachunki z odbiorcami
Zarówno klient, jak i sprzedawca muszą rozliczać się z otwartej faktury w swoim bilansie. Dla dostawcy jest to bieżący zasób. To pieniądze, które można rozsądnie liczyć na spłatę przyszłych zobowiązań, takich jak opłaty leasingowe lub faktury za surowce. Dla klienta jest to bieżące zobowiązanie. Pojawi się w bilansie naprzeciwko bieżących aktywów, które obejmują rezerwy gotówkowe i bieżące przepływy pieniężne, a także własne należności. W obu przypadkach pozostaje w tym miejscu do momentu zamknięcia faktury.
Definicja zamkniętej faktury
Faktura pozostaje otwarta do momentu, aż klient dokona, a sprzedawca otrzyma całą płatność. Po stronie klienta płatność jest zaksięgowana jako kredyt na rachunku zobowiązań, najlepiej gdy poda się numer faktury i ewentualnie identyfikuje dostawcę. Zapewnia to ścieżkę audytu w przypadku, gdyby wystąpił problem z fakturą lub jej płatnością. Na koniec sprzedawcy płatność jest rejestrowana jako nota kredytowa w księdze wierzytelności, określona numerem faktury i, najlepiej, numerem czeku klienta. W obu przypadkach, przy pełnej kwocie odpowiadającej poprawnej kwocie faktury - odejmując odpowiednią zniżkę lub dodając odpowiednią opłatę odsetkową - fakturę można teraz zamknąć.
Częściowe płatności komplikują rzeczy
Relatywna rejestracja faktury otwartej jest stosunkowo łatwa i zmiana na zamkniętą, jeśli zostanie ona rozliczona za pomocą jednej płatności. To trochę bardziej skomplikowane, jeśli dokonujesz lub odbierasz częściowe płatności na tej samej fakturze przez pewien okres czasu. Podstawowy proces księgowania do księgi płatnej dla księgowości, jeśli jesteś klientem lub księgą należności, jeśli jesteś sprzedawcą, pozostaje taki sam. Trudność polega na upewnieniu się, że skumulowana suma płatności jest poprawna, po obliczeniu wszelkich kar pieniężnych i przypisaniu ich do właściwej faktury. Niektóre usługi i oprogramowanie innych firm, takie jak trafnie nazwana OpenInvoice.com, automatyzują i usprawniają ten proces.
Opcja dyskontowania faktur
Często zdarza się, że firmy z dużą ilością otwartych faktur napotykają na przejściowe problemy z przepływem gotówki, czekając na opłacenie tych faktur. W takich sytuacjach niektóre firmy zwracają się do opcji znanej jako dyskonto faktury. Osoba trzecia przekazuje pieniądze sprzedawcy w zamian za zaległą fakturę w zamian za procentowy udział w wystawieniu faktury. Odpowiedzialność za zbieranie płatności spoczywa na sprzedawcy. Może to być przydatne narzędzie w potrzebie, ale zjada się na marginesie, więc będziesz musiał starannie rozważyć swoje krótkoterminowe potrzeby w oparciu o długoterminową rentowność.
