Firmy, które dysponują zapasami na wyciągnięcie ręki, muszą uwzględnić straty w zapasach na koniec okresu księgowego. Straty w zapasach wynikają z kradzieży, przestarzałych towarów i zepsutych lub uszkodzonych towarów. Firmy muszą co najmniej raz w roku dokonywać ręcznej inwentaryzacji wszystkich towarów, a następnie dostosowywać zasoby w oparciu o wykryte straty.
Metody magazynowe
Firmy z inwentarzem używają jednej z dwóch popularnych metod rozliczania tego inwentarza: metody okresowej lub metody wieczystej. Metoda okresowa rejestruje wszystkie zapasy na jednym koncie, gdzie pozostają one do momentu wykonania inwentaryzacji fizycznej. W takim przypadku konto asortymentowe jest zasilane z różnicy. Metoda wieczysta jest skomputeryzowaną metodą, która rejestruje wszystkie zapasy, gdy są kupowane, a gdy są sprzedawane, inwentarz zostaje natychmiast pobrany z konta.
Metody sprzedaży
Firmy wykorzystują różne rodzaje metod do rozliczania sprzedaży zapasów. Jeden jest pierwszy w kolejności, pierwszy na wyjściu lub FIFO. Oznacza to, że pierwsze zakupione produkty to pierwszy sprzedany zapas. Ostatni, pierwszy na wyjściu to a, lub LIFO, to inna metoda. Ta metoda określa, że ostatni zakupiony ekwipunek jest pierwszym zakupem. Inne firmy stosują metodę zwaną średnią ważoną, która mierzy sprzedaż towarów w oparciu o ich średni koszt.
Przestarzały towar
Kiedy firma dokonuje inwentaryzacji fizycznej pod koniec okresu, może odkryć przestarzałe lub przestarzałe towary. W takim przypadku różnica w kosztach musi zostać zarejestrowana w księgach, aby konto zapasów było jak najbardziej dokładne. Jeśli firma ma 100 pozycji zapisanych w książkach za 10 USD za sztukę, ale dane liczbowe są warte tylko 6 USD, należy wprowadzić wpis regulujący. W takim przypadku wpis o wartości 400 USD zostanie obciążony na konto Koszt własny zakupu, a 400 USD zostanie zaksięgowane na koncie zapasów. Zmniejsza to koszt zapasów wykazany w zapisach księgowych.
Zniszczone dobra
Często firma akceptuje zwroty, które są uszkodzonymi towarami. Towary te są czasami zwracane producentowi, ale nie zawsze. Jeśli nie zostaną zwrócone producentowi, firma musi odpisać uszkodzone towary, aby nie stanowiły części inwentaryzacji. W tym celu wpis do dziennika byłby obciążeniem kosztem towarów sprzedanych i kredytem na zapasy.
Kradzież
Niezależnie od tego, jak dobre są wewnętrzne kontrole firmy, kradzież musi się odbyć. Różnica między tym, co ma być inwentaryzacją, a tym, na co jest obliczana, jest zwykle spowodowana kradzieżą ze strony pracowników i klientów. Rachunek zapasów wymaga dostosowania z tego powodu. W przypadku wykrycia kradzieży podczas spisu inwentarza fizycznego firma musi obciążyć rachunek Koszt towarów sprzedanych i zaksięgować stan rachunku zapasów.
